Вы на НеОфициальном сайте факультета ЭиП

На нашем портале ежедневно выкладываются материалы способные помочь студентам. Курсовые, шпаргалки, ответы и еще куча всего что может понадобиться в учебе!
Главная Контакты Карта сайта
 
Где мы?

Реклама


часть третья

Просмотров: 3278 Автор: admin
4. Архивы документов 
Архив документов - это то, что собственно хранит электронный документ. Храниться может либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Также архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.
Следующей функцией архива, обеспечивающей возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания, является функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль.
Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий.
К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
4.1. Системы ввода документов и системы обработки образов документов
Под вводом документов в архив понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. При необходимости введения дополнительных атрибутов они вносятся вручную. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм.
4.2. Системы управления стоимостью хранения документов
Системы управления стоимостью хранения решают проблему обеспечения оперативной скорости доступа к архиву. Система обеспечивает автоматический перенос данных на более "дешевые" устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.
5. Системы маршрутизации документов 
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. Альтернативой является свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется "стихийно".
При маршрутизации документов возможны две схемы: Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.
Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
6. Общий обзор программного обеспечения СД
Исходя из функций, используемых технологий, основного назначения, быстроты развёртывания, ввода в эксплуатацию, затрат на обучение персонала и т.д. всё существующее программное обеспечение СД можно разбить на отдельные группы.
К общей группе программного обеспечения (ПО) относят любые информационные технологии, связанные с обработкой документов. В эту категорию попадает большое количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.
К другой группе можно отнести следующее ПО:
1.Управление документами (document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.
2.Пересылка документов (e-mail).Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети.
3.Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.
4.Управление потоком работ (workflow).Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
 Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами из этой группы ПО, позволяет сформировать единое, функционально полное решение комплексной автоматизации работы с документами на предприятии. Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления на предприятии (создания или получения от внешнего корреспондента) до отправки исходящего документа и архивного хранения. 

7. Групповое программное обеспечение 
Термин Групповое программное обеспечение (программное обеспечение для управления групповой информацией) - это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).
Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращаться к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.
Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.
Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель. Таким программным обеспечением является, например, LotusNotes .
8. Программное обеспечение "двойного назначения"
ПО "двойного назначения" позволяет, с одной стороны, использовать его в качестве быстрого развертывания базового функционала электронного офиса, с другой стороны, для разработки и внедрения достаточно сложной, комплексной заказной ИС для организации работ с документами практически любого масштаба.
ПО Lotus Notes и Domino является ярким представителем третьей группы. Domino может использоваться в качестве СД с использованием базовых систем электронной почты и календарного планирования, совмещенной с телеконференциями, общим каталогом пользователей и т. д. (быстрое развёртывание) , а также для разработки комплексной ИС предприятия . Более того, не существует теоретических ограничений на использование Domino и Notes в обоих качествах одновременно в одной организации .
9. Требования к системе документооборота
Несмотря на то, что разные разработчики систем документооборота выдвигают различные требования, всё же можно выделить те, которые лежат в основе любых разработок и по праву могут называться классическими требованиями [1]:
• Масштабируемость- возможность распространения системы на большое количество машин, не приводящая к потере работоспособности и эффективности, при этом способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
• Распределенность -система документооборота должна поддерживать распределённое хранение данных
• Модульность - система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Вполне возможно, что может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых задач меньше, чем весь спектр задач документооборота.
• Открытость - наличие открытых интерфейсов для возможной доработки и интеграции с другими системами. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой.
10. Динамика документов
Введенный однажды документ имеет однозначно определенный тип, подтип и вид и не может изменить их в процессе своей "жизнедеятельности" - он может лишь служить основой или образцом для документа с другими характеристиками, если это возможно.
Но существует и динамическая сторона описания документа - его состояния: документ может редактироваться, посылаться по почте, выполняться, находится в архиве - все это характеризуется его состояниями.
Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими, аналогично документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода - являются исходящими. Синие стрелки означают возможные состояния, связанные со входом и выходом документов. Связи между внутренними состояниями одного и того же документа изображены зелеными стрелками.
 
Рис. 3.2. Движения документа

Что касается внешних связей, - с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу - он может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ - для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий.
Несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности должны выполняться, например, активный документ может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения; входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.
11. Требования к технологиям
Если говорить о ключевых технологиях, необходимых для создания СД, то можно выделить следующие:
• Документоориентированная база данных.
• Средства разработки приложений.
• Система электронной почты.
• Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений.
• Средства защиты информации и разграничения доступа.
• Средства календарного планирования и составления расписаний.
• Web-технологии и технологии Internet/Intranet.

 
Рис.3.3. Реализация СД
СД состоит из взаимосвязанных компонентов, реализация которых возлагается на средства LotusNotes и Domino. Следует отметить, что LotusNotes/Domino не является единственным программным продуктом, с помощью которого можно построить СД, можно воспользоваться и другим ПО для реализации модели документооборота. 
Решение на базе DOCS Open & DOCS Fusion – это полный спектр функций по обработке документов на крупных и средних предприятиях любого профиля.
Решения на базе Workroute - система автоматизации фиксированных деловых процедур, таких как заключение договоров, обработка заказов, поставка и отгрузка, подготовка и исполнение платежей. Решение уровня подразделения или небольшого предприятия.  
Литература
1. Баласанян, «Концепция системы автоматизации отечественного документооборота Владимир», журнал "Открытые системы",№1,1997г
2. Александр Громов, Мария Каменнова, Александр Старыгин, «Управление бизнес - процессами на основе технологии Workflow.», журнал "Открытые системы", №1,1997г
3. "Системы для организации групповой работы технологии GroupWare." Н. Островская, П. Булавин.
4. Линда Дебби, Керн Стив ,"Lotus Notes и Domino R5. Энциклопедия пользователя", "ДиаСофт", 2000 г.
5. Алексей Марков , "Концепция построения электронного архива.", журнал "Открытые системы",№1,1997г
6. Lotus Domino RELEASE 5. Lotus Development Corporation, 1998
  http://cnit.kemsu.ru/struct/docs/ed.htm

 

РАЗДЕЛ IV 
ИТ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1. Функционально-ориентированное управление
Сегодня система управления практически всех российских предприя¬тий имеет ярко выраженную иерархическую структуру и функциональ¬ную направленность. Есть Руководитель, ему подчиняются Замы по на¬правлениям, под каждым из них находятся подразделения, выполняющие определенные функции. В основе подобной организации управления ле¬жит принцип разделения и специализации труда Адама Смита, сформули¬рованный еще в XVIII веке. В современных условиях этот подход управ¬ления оказывается неэффективным по следующим причинам. Во первых, в функционально-ориентированном управлении (ФОУ) каждый начальник (стоящий выше в иерархической структуре управления) делегирует опре¬деленные (часто им самим) функции своему подчиненному (на следую¬щий уровень иерархии) и главным потребителем (контролером) резуль¬татов труда работника является ого вышестоящий начальник. Поэтому каждый сознательно или подсознательно старается угодить начальнику, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту. При со¬временных тенденциях клиентной ориентации, когда клиент — "'царь и бог", такой подход сразу отбрасывает предприятие на последние роли в конкурентной борьбе за доли рынка. Во-вторых, при ФОУ усложнен об¬мен информацией между различными подразделениями, что приводит к большим накладным расходам, не оправданно длительным срокам выра¬ботки управленческих решений, и как следствие, потере клиентов. По подсчетам аналитикой время взаимодействия между субъектами ответ¬ственности разделяется следующим образом: 20 % время работы. 80 % —- передача результатов следующему исполнителю. Попытки внедрения автоматизации при ФОУ (программа внедрении АСУ 70-х годов) привели к увеличению накладных расходов на обеспечение управления деятель¬ностью предприятия без повышения эффективности, а в ряде случаев при снижении эффективности в несколько раз. В третьих, ФОУ неиз¬бежно обладает еще одним серьезным пороком — это фундаментальный закон искажения информации при ее передаче с помощью естественного языка или закон информационной энтропии. Любой естественный язык обладает информационной избыточностью. Русский язык обладает 32 % - й информационной избыточностью, что больше многих других европей¬ских языков (например, для поэзии это очень хорошо). В свою очередь, информационная избыточность является источником искажения сути со¬общения, т.е. при передаче информации через четыре уровня управления мы имеем высокую вероятность получения около 100 % искажений от исходного сообщения. По этой причине погибли и распались все великие иерархические империи от древнейших времен до сегодняшних дней.
Практика показывает, что эффективная деятельность в бизнесе (т.е. деятельность, приносящая дополнительное качество) не осуществляется вдоль линейно-функциональной иерархии, где управление осуществляет¬ся посредством приказов и разрешений
2. Бизнес процессы
Информационные системы играют важнейшую роль при клиентно-ори¬ентированной организации бизнеса и процессно-ориентированном управ¬лении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из "процессной" терминологии.
Бизнес процесс - это взаимосвязанный набор действий (функций), ко¬торые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги.
Предприятия, производящие продукты или предоставляющие услуги, могут рассматриваться как экономические подсистемы, в которых можно выделить множество бизнес-процессов, работающих вместе для достиже¬ния конечной цели.
Бизнес-процессами, например, являются процессы сбыту и снабжения. процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслу¬живания клиентов. Лозунг нефтяных компаний от скважины до бензоза¬правки'" означает бизнес-процесс макроуровня, охватывающий весь тех¬нологический цикл компании. Бизнес процесс материально-техническое обеспечение промышленного предприятия изучает целая научная дис¬циплина - "'Промышленная логистика".
Не существует стандартного списка бизнес-процессов. Каждое пред¬приятие имеет или должно разработать и описать свой собственный пе¬речень основных бизнес- процессов.
Бизнес- процесс выполняется с целью создания выхода (результата), спрос на который предъявляют корпоративные (внутренние) или внешние потребители (клиенты).
Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенст¬вование — колоссальный резерв для повышения конкурентоспособнос¬ти и эффективности работы компании. При совершенствовании бизнес-процессов на предприятии улучшают их организацию, синхронизацию и взаимосогласованность, а также оптимизируют используемые ресур¬сы. Цели совершенствования бизнес процессов можно строго сформули¬ровать. Например, возможны следующие формулировки целей совершен¬ствования бизнес процессов.
• Сократить цикл бизнес процесса '"разработка продукта" на 30 %.
• Сократить цикл обслуживания клиентов.
• Упростить управленческий учет и ускорить доступ к критически важной информации.
Различают постепенное (пошаговое) и кардинальное совершенствова¬ния. Постепенное совершенствование — это те изменения в процессе, которые требуют небольших капиталовложений или вообще их не тре¬буют. Кардинальное совершенствование (существенные изменения процессов) часто сопровождается переходом на новую технологию, фундамен¬тальными переменами в организационной структуре и новым взглядом на весь процесс. Этот тип изменений получил название "'реорганизация'".
Необходимость совершенствования бизнес-процессов привела к созда¬нию методологии бизнес-инжиниринга, которая включает шесть основ¬ных шагов: Определение владельцев процесса; Описание границ и интер¬фейсов процесса; Описание процесса с помощью информационных техно¬логий; Установка точек контроля за процессам; Измерение показателей процесса в точках контроля; Анализ полученной информации и предложе¬ния по совершенствованию.
Анализ бизнес процессов и бизнес-инжиниринг позволяют выявлять: дублирование функций, узкие места, затратные центры, качество выпол¬нении отдельных операций, избыточные операции, отсутствие или непол¬ноту информации, возможности автоматизации, возможности внедрения систем управлении качеством.
Бизнес-процессы являются объектами учета стоимости, например, путем пооперационного определения стоимости. Естественно стремиться к уменьшению стоимости бизнес-процессов при сохранении необходимого качества.
Среди многочисленных проблем, которые можно решить в результате оптимизации бизнес-процессов, назовем лишь следующие:
• изменение структуры процесса путем введения одновременно вы¬полняемых задач, что позволяет устранить лишние циклы и ускорить
процесс,
• сокращение объема документации и отчетности, ускорение документооборота и потока данных.
• рассмотрение возможных мер по передаче функции создания выхода
внешнему исполнителю,
• внедрение новых производственных и информационных ресурсов для улучшения функций обработки.
3. Процессно- ориентированное управление
Идея представления предприятия в виде набора бизнес процессов, а управление его деятельностью - как управление бизнес-процессами ста¬ла распространиться в конце 80-х годов. Лучшие компании мира на прак¬тике, доказали эффективность, экономичность и прогрессивность пере¬хода на клиентно-ориентированное производство (ориентированного на реального рыночного клиента) и процессно-ориентированную структуру управлении производством, В этих компаниях, во первых, все бизнес-процессы четко описаны и документированы, во-вторых, за них отвечают и ими управляют конкретные специалисты,
Многие компании используют методы управления процессами в рамках
реализации стратегии системного управления качеством. При использо¬вании процессно-ориентированного подхода в управлении, например, про¬изводством сам процесс становится распределенным регулятором качест¬ва составляющих его бизнес-процессов. При этом управление нацелено
на конечный результат, который оценивается потребителем клиентом
процесса. 
Одна из основных причин, диктующих необходимость перехода на про¬цессную ориентацию управления производством, заключается в изменив¬шихся возможностях поддержки принятия решении, а именно, в доступ¬ности всевозможных средств информационного обеспечения деятельности предприятия.
Пятьдесят лет назад и ранее, когда вычислительные средства поддерж¬ки информационной деятельности небыли доступны, существование функ¬ционально- ориентированного подхода к управлению было не только оправ¬данным, но и единственно возможным решением в управлении сложными объектами. При использовании средств поддержки информационной де¬ятельности возникает возможность охватить всю систему целиком, рас¬смотрев составляющие ее бизнес-процессы как единое целое и введя кон¬тур исполнительного управления на передний план. В этом случае чело¬век, как исполнительный ресурс системы, оказывается непосредственно вовлечен в процесс, подчиняясь его законам и логике и отчитываясь не конкретному человеку со своими слабостями и проблемами, а бизнес процессу. В результате:
• система управления (СУ) выравнивает требования ко всем участни¬кам процесса, требуя от них равного качества на всех участках, во всех процедурах;
• СУ становится саморегулируемой, с точки зрения качества, струк¬турой;
• количество уровней управления сокращается до двух;
• численность управленческого состава уменьшается по мере стаби¬лизации процесса;
• резко возрастает эффективность, устойчивость и управляемость
бизнес-процессов;
• образуется гибкая и самонастраиваемая СУ.
Ключевым фактором успешного существования подобной системы яв¬ляется обеспечение оперативной информацией, во -первых, всех участни¬ков бизнес процессов, во-вторых, самого бизнес-процесса (с технологи¬ческой точки зрения), в-третьих, руководителей предприятия. Поэтому без соответствующей информационной системы невозможен переход на клиентно-ориентированную организацию предприятия и его процессно-ориентированное управление.
4. Классификация предприятий и особенности управления
Существуют различные способы классификации предприятий: по виду деятельности (торговля, производство, услуги и др.), по масштабу (малые, средние и крупные в зависимости от численности персонала и прочих факторов) и целый ряд других. В рамках опре¬деленного типа предприятий классификация может продолжаться. Производственные предприятия подразделяются, например, на предприятия с непрерывным (химические, металлургические) и дис¬кретным (машиностроительные) характером производства. По со¬ставу номенклатуры продукции предприятия могут подразделяться на предприятия единичного, серийного и массового производства. Каждый тип предприятий имеет свои особенности с точки зрения организации процесса управления и соответственно его автоматиза¬ции.
Рассмотрим предприятия на понятийном уровне, ос¬новываясь на анализе жизненного цикла предприятия.
Если предприятие развивается с нуля, то оно проходит несколь¬ко стадий развития, начальной из которых обычно является сле¬дующая. Руководство замыкает процесс управления на себя, управляет всеми процессами сразу, при этом механизмы управления кустарны и сводятся к выдаче устных или письменных распоряжений. При удачном стечении обстоятельств компания раз¬растается, увеличивается число сотрудников, появляются структур¬ные подразделения и, соответственно, их руководители. Однако стиль управления остается прежним. При отсутствии четкой систе¬мы управления часто возникает боязнь руководства делегировать полномочия другим сотрудникам, стремление делать всё самому, недоверие к людям. В результате оперативное получение точной количественной информации о реальном состоянии дел становится практически невозможным, поскольку сведения, предоставляемые руководителями структурных подразделений, обычно разрозненны, возможно, тенденциозны и зачастую противоречивы. В компании начинают появляться толпы экономистов и анали¬тиков, пытающиеся по крупицам собрать информацию для руково¬дства, маркетинга и других служб. Естественно, эта информация может быть неполной, не всегда точной и, главное, никогда актуаль¬ной, так как на её получение требуется достаточно много времени. Первое, что начинают делать руководители, - нанимать новый ана¬литический персонал или, например, программистов в помощь ана¬литикам, чтобы частично автоматизировать сбор и обработку дан¬ных. В результате, как правило, появляется комплекс несвязанных программных средств, зачастую по-разному представляющих одну и ту же информацию, что вызывает новые проблемы. Если на это на¬ложить достаточно большой рост компании, появление новых на¬правлений деятельности, новых людей, то ситуация становится не¬управляемой.
5. Особенности задач управления средними предприятиями
В процессе управления предприятиями необходимо эффективное ре¬шение комплекса задач, основные виды которых в общем случае могут быть определены следующим образом:
• управление финансами;
• управление производством;
• управление сбытом и снабжением;
• управление внутренними службами;
• управление кадрами.
В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных задач. В принципе подобные задачи возникают и при управлении малым предприятием, однако их реальный объем позволяет обеспечить удовлетворительное решение традиционными сред¬ствами бухгалтерского учета.
В общем случае на предприятии можно выделить, как минимум, три вида учета:
• оперативный учет- обеспечивает сбор первичной информации и является основным поставщиком данных для остальных видов учета;
• управленческий учет - направлен на получение информации для детального анализа деятельности предприятия, прогнозирования и принятия решений;
• бухгалтерский учет - обеспечивает получение необходимой бух¬галтерской отчетности.
Особенностью решения задач управления на средних и крупных предприятиях является необходимость использования в качестве одной из основ для принятия решений данных управленческого учета.
Управленческий учет представляет собой систему сбора, обра¬ботки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия последним различных управленческих решений. В этом его главное отличие от традиционного финансового (бухгалтерско¬го) учета, ориентированного главным образом на внешних пользова¬телей - кредиторов, акционеров, фискальные органы. Существую¬щая система бухгалтерской отчетности все в меньшей степени отве¬чает современным требованиям к полноте, достоверности, опера¬тивности информации, необходимой руководству предприятия. Управленческий учет является информационным инструментом контроллинга - концепции управления деятельностью предприятия путем реализации следующей циклической последовательности дей¬ствий: оценка текущего состояния - принятие управленческих ре¬шений - составление плана реализации принятых решений - кон¬троль реализации плана - анализ нового текущего состояния (срав¬ните с «петлей управления», рассмотренной выше).
Отметим, что для рассматриваемых типов предприятий особенно
важна комплексность при решении выделенных видов задач управ¬ления.
Несмотря на то, что сферы деятельности предприятии (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата. Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура организации должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.
6. Принципы формализации процесса управления
У руководства возникают вопросы: как оптимизировать затраты, чтобы продукция оставалась одновременно и прибыльной, и конкурентоспособной? Как раз в этот момент четко проявляется необходимость иметь перед глазами модель деятельности предприятия, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса. С помощью моделирования различных областей деятельности можно достаточно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.
В настоящее время при анализе того или иного про¬цесса управления можно использовать стандартные методы. К этим методам относятся, в частности, формализованные спо¬собы описания процесса управления (для того чтобы оптимизиро¬вать, нужно знать, что оптимизировать) и концепции построения эффективной системы управления, которые будут рассмотрены в сле¬дующем разделе.
7. Формализованные модели и концепции управления
К настоящему времени разработаны десятки методологий по¬строения формализованных моделей функционирования предпри¬ятия и концепций построения систем управления. В задачи данного пособия не входит их детальное рассмотрение и сравнительный анализ. Руководителю предприятия достаточно иметь общее представление о классификации этих методологий и основ¬ных особенностях самых распространенных из них. В лекции сознательно не рассматриваются технические подробности, знание кото¬рых необходимо только специалистам по анализу систем. 
8. Основы подходов к построению моделей предприятия
Укрупненные методы построения моделей предприятий можно разделить на структурные и объектно-ориентированные. Каждая из этих групп методов включает в себя несколько вариантов конкрет¬ных методик. Структурные методы на сегодняшний день имеют наибольшее распространение.
8.1. Структурные методы
Структурным принято называть такой метод исследования сис¬темы или процесса, который начинается с общего обзора объекта исследования, а затем предполагает его последовательную детали¬зацию.
Структурные методы имеют три основные особенности:
• расчленение сложной системы на части, представляемые как
«черные ящики», а каждый черный ящик реализует определен¬ную функцию системы управления;
• иерархическое упорядочение выделенных элементов системы с
определением взаимосвязей между ними;
• использование графического представления взаимосвязей эле¬ментов системы.
Модель, построенная с применением структурных методов, представляет собой иерархический набор диаграмм, графически изображающих выполняемые системой функции и взаимосвязи ме¬жду ними. Попросту говоря, это рисунки, на которых показан набор прямоугольников, определенным образом связанных между собой. В диаграммы также включается текстовая информация для обеспече¬ния точного определения содержания функций и взаимосвязей. Ис¬пользование графического представления процессов существенно повышает наглядность модели и облегчает процесс ее восприятия. От обычных рисунков, с помощью которых можно представить про¬цесс управления, структурные диаграммы отличаются тем, что вы¬полняются по вполне определенным правилам, а процесс их состав¬ления и анализа поддерживается соответствующим программным обеспечением.
В составе методологий структурного анализа к наиболее распро¬страненным можно отнести следующие:
• SADT (Structured Analysis and Design Technique) - технология
структурного анализа и проектирования и ее подмножество стан¬дарт IDEF0;
• DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных;
• ERD (Entity-Relationship Diagrams) - диаграммы «сущность-
связь»;
• STD (State Transition Diagrams) - диаграммы переходов состоя¬ний
Ниже мы коротко рассмотрим сущность этих методологий.
8.2. Методология IDEF0.
 В методологии IDEF0 используются че¬тыре основных понятия: функциональный блок, интерфейсная дуга, декомпозиция и глоссарий.
Функциональный блок обозначает определенную функцию в рамках рассматриваемой системы и в графическом виде обозначает¬ся прямоугольником. Каждая из четырех сторон этого прямоуголь¬ника имеет свое значение: левая сторона - вход, верхняя сторона -управление, нижняя сторона - механизм и правая сторона - выход.
Интерфейсная дуга обозначает элемент системы, который обра¬батывается функциональным блоком или оказывает некоторое влия¬ние на выполнение блоком своей функции. Графически интерфейс¬ная дуга изображается в виде однонаправленной стрелки. В зависи¬мости от того, к какой из сторон блока примыкает интерфейсная ду¬га, она носит название входящей, исходящей, управляющей или дуги механизма. Началом и концом каждой дуги могут быть только функциональные блоки, при этом началом может быть только вы¬ходная сторона блока, а концом - любые другие. При построении моделей функционирования предприятия входящими и исходящими дугами могут обозначаться финансовые потоки, материальные пото¬ки (товары, сырье и др.), потоки информации (документы, устные распоряжения и др.) и ресурсы (персонал, оборудование и др.). Управляющими дугами обозначаются только объекты, относящиеся к потокам информации, а дугами механизмов - только ресурсы.
Декомпозиция предполагает разбиение сложного процесса на составные части. Уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. В результате общая модель процесса представляется в виде иерархической структуры отдель¬ных диаграмм, что делает ее более обозримой. Модель IDEF0 всегда начинается с представления процесса как единого функционального блока с интерфейсными дугами, выходящими за пределы рассматри¬ваемой области. Такая диаграмма называется контекстной. В пояс¬нительном тексте к контекстной диаграмме должно быть указано краткое описание цели построения диаграммы и определена так на¬зываемая точка зрения.
Цель определяет те области деятельности предприятия, на кото¬рые необходимо обратить внимание в первую очередь. Например, модель, построенная с целью оптимизации процесса продаж, может существенно отличаться от модели, разработанной с целью повыше¬ния эффективности управления персоналом.
Точка зрения определяет направленность и уровень детализации разрабатываемой модели. Ее четкая фиксация позволяет упростить модель, исключив детализацию элементов, не являющихся сущест¬венными в данном случае. Например, функциональные модели од¬ного и того же предприятия с точки зрения коммерческого директо¬ра и, скажем, руководителя службы безопасности будут явно отли¬чаться по направленности их детализации. В процессе декомпозиции функциональные блоки диаграммы верхнего уровня детализируются на диаграмме следующего уровня.
Глоссарием называется набор определений, ключевых слов, по¬вествовательных изложений и др., характеризующий объекты, ото¬браженные на диаграмме. Глоссарий обеспечивает включение в диа¬граммы IDEF необходимой дополнительной информации. Напри¬мер, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об опла¬те» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д.
8.3. Методология DFD.
 В этой методологии исследуемый процесс также разбивается на подпроцессы и представляется в виде сети, связанной потоками данных. Чисто внешне DFD сходна с SADT, но отличается по набору используемых элементов. В их число входят процессы, ПОТОКИ данных я хранилища. Хранилище позволяет в не¬обходимых случаях определить данные, которые будут сохраняться в памяти между процессами. Подобного элемента в SADT нет. По¬этому ряд авторов считает, что DFD лучше приспособлена для по¬строения моделей создаваемых систем автоматизации управления, в то время как SADT ориентирована на общие аспекты построения модели системы управления.
8.4. Методология ERD.
 Предназначена для построения моделей данных и обеспечивает стандартизованный способ описания данных и определения связей между ними. Основными элементами методо¬логии являются понятия сущность, отношение и связь. Сущности задают базовые типы информации, а отношения указывают, как эти типы данных взаимодействуют между собой. Связи объединяют сущности и отношения. ERD используется, в частности, для по¬строения моделей данных в хранилищах DFD. 
8.5. Методология STD.
 Предназначена для моделирования аспектов функционирования системы, зависящих от времени или реакции на события (так называемая работа в реальном времени). Основными элементами STD служат понятия - состояние, начальное состояние, переход, условие и действие. С помощью этих понятий описывается поведение системы во времени и в зависимости от наступающих событий. Модель STD представляет собой графическое изображение диаграммы переходов системы из одного состояния в другое. Со¬стояния системы на этой диаграмме отображаются прямоугольника¬ми, а условия и действия - стрелками, объединяющими состояния. STD используется, в частности, для описания зависящего от времени поведения системы в моделях DFD.
8.6. Объектно-ориентированные методы
Объектно-ориентированный подход к построению моделей сис¬темы управления отличается от структурного большим уровнем аб¬стракции и основывается на представлении системы в виде совокуп¬ности объектов, взаимодействующих между собой путем передачи определенных сообщений, В качестве объектов предметной области могут служить конкретные предметы или абстрагированные сущно¬сти - заказ, клиент и т.п.
В отличие от структурных методов, суть которых мы попыта¬лись выше объяснить «на пальцах», здесь нам пришлось бы опери¬ровать такими понятиями, как классы, экземпляры, инкапсуляция, полиморфизм, наследование и пр. Поэтому ограничимся лишь не¬сколькими практическими замечаниями.
В результате применения объектно-ориентированного подхода модель системы так же, как и при использовании структурных мето¬дов, представляется совокупностью диаграмм, которые строятся по определенным правилам. Одним из примеров объектно-ориентированных методологий может служить методология UML (Unified Modeling Language). Отметим, что объектно-ориенти¬рованный подход не противопоставляется структурному, а может служить его дополнением. Например, для формализации модели бизнеса может использоваться методология IDEF0, а при построении модели системы управления - методология UML.
9. Основы концепций MRPII, ERP, APS, CSRP
В конкурентной борьбе побеждает тот, кто быстрее других реа¬гирует на изменения в бизнесе и принимает более верные решения. Именно информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий в решении этих сложных задач. Стра¬ны рыночной экономики имеют большой опыт создания и развития информационных технологий для промышленных предприятий на основе стандартных методов управления предприятием.  
9.1. Концепция MRPII
Одним из наиболее распространенных методов управления про¬изводством и дистрибуции в мире является стандарт MRPII (Manu¬facturing Resource Planning) - планирование производственных ре¬сурсов, разработанный в США и поддерживаемый американским обществом по контролю за производством и запасами - American Production and Inventory Control Society (APICS).
MRPII представляет собой методологию, направленную на управление ресурсами предприятия. Упрощенно говоря, она предла¬гает ряд способов решения задач управления производством (фор¬мирование плана предприятия, планирование продаж, планирование производства, планирование потребностей в материальных ресурсах и производственных мощностей, оперативное управление производством).
MRPII - это набор проверенных на практике разумных принци¬пов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повы¬шению показателей экономической деятельности предприятия. Идея MRPII опирается на несколько простых принципов, например, раз¬деление спроса на зависимый и независимый.
В основу MRPII положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что ре¬зультаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.
9.2. Концепция ERP
По мере внедрения стандарта MRPII были выявлены его опреде¬ленные недостатки, в результате устранения которых появилась но¬вая методология ERP (Enterprise Resource Planning) - планирование ресурсов предприятия. Основным отличием этой концепции от MRPII является ориентация на работу с финансовой информацией и возможность планирования не только производственных, но и иных ресурсов предприятия. В частности, дополнительно к функциям MRPII в концепции ERP появляются следующие:
• прогнозирование спроса; 
• управление проектами; 
• ведение технологической информации;
• управление затратами; 
• управление финансами; 
• управление кадрами.
По сути ERP является более совершенной модификацией MRPII. Однако следует отметить, что расширение функционала системы за счет возможности комплексного управления не только материальны¬ми, но и другими ресурсами предприятия значительно увеличивает ее стоимость и усложняет работы по внедрению подобных систем.
9.3. Концепция APS
Концепция APS (Advanced Planning and Scheduling) - расширен¬ное управление производственными графиками - является развити¬ем фундаментальных основ, на которых построена ERP. Возникно¬вение этой концепции связано с повышением динамизма современ¬ных производственных систем, определяющего важность таких за¬дач, как, например, обеспечение максимально точного срока выпол¬нения заказов одновременно с минимальной длительностью выпол¬нения соответствующих работ в условиях ограниченности имею¬щихся ресурсов. Особенностью этой концепции является, в частно¬сти, возможность решать такие задачи, как «проталкивание» срочно¬го заказа в производственные графики и распределение заданий с учетом приоритетов и ограничений. В системах, реализующих кон¬цепции APS, при построении вариантов планирования и распределе¬ния ресурсов широко используются современные методы оптимиза¬ции (от строгих математических до эвристических). Отметим, что концепции APS в настоящее время часто используются при создании специализированных модулей в ERP-системах.
9.4. Концепция CSRP
Последняя (по сроку разработки) из концепций управления про¬изводственными ресурсами - CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с потреби¬телем, была предложена компанией SYMIX. Сущность данной кон¬цепции состоит в том, что при планировании и управлении компани¬ей можно и нужно учитывать не только основные производственные и материальные ресурсы предприятия, но и все те ресурсы, которые обычно рассматриваются как «вспомогательные», или «накладные». Это все ресурсы, потребляемые во время маркетинговой и «теку¬щей» работы с клиентом, послепродажного обслуживания продан¬ных товаров, перевалочных и обслуживающих операций, а также внутрицеховые ресурсы, т.е. элементы всего жизненного цикла товара.
Действительно, чтобы правильно управлять стоимостью товара, чтобы понимать, сколько стоит продвижение, производство и об¬служивание товара данного типа, нужно учитывать все элементы его функционального жизненного цикла. Обратите внимание, что затра¬ты на сервис, логистику и на маркетинг очень часто рассматривают¬ся как накладные расходы. С точки зрения бухгалтерии это может быть и хорошо, но с точки зрения управления себестоимостью и оценки реальных затрат плохо, потому что в этой ситуации нет реальных затрат по конкретному виду товара, а сейчас это очень существенный компонент.
Реализация концепции CSRP на конкретном предприятии позво¬ляет управлять заказами клиентов и в целом всей работой с ними на порядок «тоньше», чем это было с применением ранее рассмотрен¬ных методологий. Например, можно учесть возможные вариации спецификации изделия или технологической цепочки, что, как пока¬зывает практика, требуется достаточно часто. При расчете себестои¬мости можно учесть даже дополнительные операции по тестированию и административному обслуживанию заказа, не говоря уже о послепродажном обслуживании, что практически невозможно в MRP/ERP-системах, где данные расходы анализируются только «постфактум».
Подробности с концепциями построения современных систем управления предприятием можно познакомиться по материалам книги [3] .
10. Цели и области применения формализованных методов
Формализованные методы построения модели предприятия при¬меняются при проведении так называемого обследования предпри¬ятия, имеющего целью отразить состояние деятельности предпри¬ятия по принципу «как есть».
Подобное обследование может проводиться, например, в рамках так называемого управленческо-организационного консалтинга и выполняется фирмой, внедряющей автоматизированную систему управления. Построенная в процессе обследования модель «как есть» используется в дальнейшем в качестве основы для поиска уз¬ких мест в управлении и построения модели по принципу «как должно быть» с выработкой рекомендаций по реорганизации систе¬мы управления. При построении этой модели также используются формализованные методы.
Концепции построения систем управления служат сегодня осно¬вой для разработки информационных систем управления пред¬приятиями. В литературе можно, например, встретить такие слова, как «система класса MRPII», «система класса MRP/ERP» и т.п. внутризаводскому стандарту. С общей характеристикой ERP- систем и особенностями организации выбора ERP –систем можно познакомиться в статье [4].
11. Средства повышения потенциала предприятия
Основная цель оптимизации организации производства и управления предприятием - максимальный уровень сервиса для потребителей, минимальные вложения в основные фонды и эффективная, с точки зрения низкого уровня издержек, работа предприятия [5]. 
Таким образом, цель производителя сводится к балансировке коммерческих, производственных и финансовых целей, где: 
Производственные цели - максимальный выпуск продукции приемлемого качества; 
Коммерческие цели - максимальное удовлетворение спроса потребителей готовой продукции; 
Финансовые цели - максимальное получение прибыли от собственных и заемных средств; 
На многих российских предприятиях в настоящее время происходит крен в сторону коммерческих целей (тогда как ранее крен был в сторону производственных целей). 
Мировой опыт показывает, что успех достигают те предприятия, которые балансируют производственные, коммерческие и финансовые цели, т.е. работают на повышение своего потенциала (качества предприятия). Потенциал характеризует жизнеспособность предприятия, обеспечивая шанс получения прибыли в будущем. 
Эти предприятия продвинулись вперед, используя концепцию ПЛАНИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ (ERP) [5]. 
Декларируется пять уровней совершенства бизнес-процессов на предприятии: 
Хаос - дисбаланс коммерческих, производственных и финансовых целей. Хаос характеризуется отсутствием системного взгляда; предприятие рассматривается как совокупность отдельных элементов; 
Контроль - балансировка коммерческих, производственных и финансовых целей предприятия. Данный уровень подразумевает "налаженный" учет и контроль основных мероприятий на предприятии; 
Оптимизация - оптимизация (упрощение) основных бизнес-процессов на предприятии, что ведет к снижению издержек; 
Адаптация - адаптивность бизнес-процессов к условиям внешней среды; 
Мировой класс - возможность предприятия формировать рынок. 
Использование MRPII позволяет предприятию продвинуться от "Хаоса" к "Контролю" и осуществить балансировку производственных, коммерческих и финансовых целей предприятия за счет многоуровнего планирования [5]. 
Философия JIT (точно во время) помогает предприятию оптимизировать достижение сбалансированных целей, вводя критерии оценки эффективности плана. 
CSRP делает возможным планировать ресурсы предприятия в зависимости от потребности клиента, осуществляя адаптацию бизнес-процессов к внешней среде[6]. 
Мировой класс – это уровень качества продукции. Предприятия "мирового класса" являются лидерами в своей отрасли. Они должны постоянно усовершенствовать качество продукции, тем самым, поддерживая свое лидерство. Вопросы повышение качества предприятия с помощью информационных систем класса ERP детально рассмотрены в работе [7].


Информация

Комментировать статьи на нашем сайте возможно только в течении 60 дней со дня публикации.

Популярные новости

Статистика сайта






 
Copyright © НеОфициальный сайт факультета ЭиП