Вы на НеОфициальном сайте факультета ЭиП

На нашем портале ежедневно выкладываются материалы способные помочь студентам. Курсовые, шпаргалки, ответы и еще куча всего что может понадобиться в учебе!
Главная Контакты Карта сайта
 
Где мы?

Реклама


Матрица приоритетов

Просмотров: 3755 Автор: admin

Одна из распространенных задач управления – определение приоритетов по срочности и важности. Часто при этом нужно определить последовательность выполнения большого списка мероприятий. И тогда трудно учитывать множество разнородных параметров, по которым определяется приоритетность того или иного мероприятия, а также их зависимость друг от друга.

"Матрица приоритетов" позволяет, во-первых:

- разбить весь этот процесс на элементарные этапы, в которых определяются критерии срочности и важности каждого мероприятия.

Во-вторых:

- программа сама распределит весь список мероприятий в порядке возрастания или убывания их приоритетности с учетом выбранных критериев.

Полученный список делится на четыре разряда по основным элементам матрицы:

- срочные и важные;

- срочные и менее важные;

- важные и менее срочные;

- менее срочные и менее важные.

Пояснения

На левой вертикальной панели расположены кнопки „Примеры“, „Архив ситуаций“ и „Новая ситуация“. При нажатии на кнопку „Примеры“ Вам предоставляется возможность ознакомиться с примерами практических ситуаций, которые являются типовыми. Это учебные примеры, они служат наглядным пособием для Вас, указывают, как следует описывать ситуации, вносить данные, оперировать структурированными технологиями принятия решений, показывают успешность применения новых техник. Кнопка „Пример 1“ вызывает учебную ситуацию по рациональному использованию времени менеджерами в компании, занимающейся торговлей и транспортировкой фруктов, кнопка „Пример 2“ – вызывает учебную ситуацию по рациональному использованию времени менеджерами в компании, снимающей телесериалы. Именно эти типовые ситуации мы предлагаем Вам для первого и второго этапа изучения, когда, в начале, Вы должны только следовать за всеми шагами, а уже затем произвольно менять данные, исходя из своих соображений, чтобы разобраться в механизме работы программы.

При нажатии на кнопку „Новая ситуация“ Вам предоставляется возможность перейти к анализу Вашей актуальной ситуации. Для этого Вам необходимо отредактировать автоматически появляющееся наименование новой ситуации в виде стандартного названия, даты и времени, и ввести описание самой ситуации. Нажатие кнопки “Начать” приведет к тому, что перед Вами появляется следующий экран, а наименование текущей ситуации автоматически перенесется в окно “Перечень проанализированных ситуаций” для того, чтобы в дальнейшем можно было вернуться к ней.

При нажатии на кнопку „Архив ситуаций“ Вам предоставляется возможность вновь обратиться к ранее проанализированным ситуациям, и, по желанию изменить либо дополнить их. Внизу Вы увидите кнопку “Изменить наименование”, с помощью которой можно отредактировать наименование ситуации, если оно перестало Вас устраивать или отвечать содержимому, и кнопку “Удалить ситуацию”, которая стирает все данные, касающиеся текущей ситуации, на которую указывает курсор. Это нужно для того, чтобы избавиться от неактуальных, или однотипных, или конфиденциальных ситуаций, которые Вы более не желаете хранить в программе.

Подсказка

Вы должны отредактировать наименование ситуации и придать ему нужный вид, с тем чтобы в дальнейшем Вы смогли легко найти данную ситуацию в архиве и вернуться к ней вновь для изменения и дополнения.

Максимально подробно, в свободной форме опишите анализируемую ситуацию. Важно не забывать имен, названий, так как они создают важную психологическую опору. Описание должно содержать не только рациональную составляющую, но и эмоциональные акценты. Все это нужно для того, чтобы Ваше внимание сосредоточилось на данной проблеме, ни одна деталь, ни одна Ваша оценка не осталась упущенной. Возможно, для того, чтобы создать действительно адекватное описание, Вам потребуется собрать информацию у коллег, специалистов, которые имеют отношения к разрешаемой ситуации. Распространенной ошибкой данного этапа является скупое, излишне сжатое, однобокое освещение ситуации, а иногда и полное отсутствие описания. Хотим предостеречь: это обычно приводит к серьезным потерям при анализе и принятию менее качественных решений. Ведь правильная формулировка вопроса или проблемы, как правило, уже содержит в себе образ правильного решения.

Поэтому, если Вы серьезно подойдете к описанию, это весьма упростит дальнейшие этапы работы, вплоть до получения результата и успешного разрешения ситуации.

Важно обратить внимание на следующие аспекты описания:

·   Для кого определяются приоритеты: организация, подразделение, личность

·   Сфера действия мероприятий: финансовая, торговая, стратегическая и т.д.

·   Срок исполнения, максимально возможная задержка

 

Закончив, переходите к следующему экрану.

Пример

Описание ситуации

Компания "Фруктовый рай на дому"

14 июля 2002 года менеджер "Торгово-транспортной компании "Фруктовый рай на дому" Вячеслав Скоробогатов почувствовал, что он не в силах разобраться в том объеме поставок на месяц, который был запланирован. Он понял, что, возможно, не успеет обеспечить всех клиентов своевременными поставками экзотических фруктов. У Вячеслава поднялось давление и пришлось вызвать "скорую", которая сделала укол и предложила госпитализацию, от которой Слава отказался. Вечером, когда Скоробогатову стало получше, он решил составить список всех дел на ближайшие дни. Сначала он думал, что передаст его заместителю, чтобы тот взялся за эти дела, если у Славы повторится гипертонический приступ. Но чем больше он смотрел на список, тем лучше понимал: никакой заместитель в мире с таким списком не справится.

Список был таким:

Отогнать некондиционную поставку бананов обратно в Гондурас - 15.07.2002

Забрать с реализации у ООО "Ступино" не продавшиеся ящики с помелом - 15.07.2002

Заменить апельсины комбинату мороженого на более красные - 15.07.2002

Набрать по закупочной цене два пакета новомодных бананасов для шалопая Вовки Скоробогатова - 15.07.2002

Отгрузить киви для ЧП "Гиви Харакири" - 15.07.2002

Бартернуть мандарины на грейпфруты в связи со старым займом - 15.07.2002

Поздравить налоговую инспекцию с серединой лета (7 корзин с "заморскими фруктами") - 15.07.2002

Отправить неликвидные банановые кожурки на местную киностудию для съемки комедии "Балансировщик" - 16.07.2002

Отправить пять ящиков фруктов в Пироговский роддом в палату N6, где находится жена директора, и семь ящиков фруктов - в палату N666, где собирается рожать другая хорошая знакомая директора - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N1 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N2 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N3 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N4 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N7 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N123 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N12345 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин N98765 - 16.07.2002.

Отправить фрукты в магазин "Плюс Бесконечность" - 17.07.2002.

Забрать непроданные фрукты из магазина N1 - 17.07.2002.

Забрать непроданные фрукты из магазина N2 - 17.07.2002.

Забрать непроданные фрукты из магазина N7 и отправить их в магазин N123 - 17.07.2002.

Забрать непроданные фрукты из магазина N 98765 и отправить их в магазин "Плюс Бесконечность" - 17.07.2002

Забрать непроданные фрукты из магазина N 12345 и отправить их в Гондурас - 17.07.2002.

Купить тридцать упаковок анальгина "от головы" - 17.07.2002

 

Видно было, что всех дел не переделаешь. Какие из них более срочные, было понятно. Но какие из них более важные? Скоробогатов решил набросать список критериев важности любых дел в конторе.

Список получился такой:

Финансовые потери (при невыполнении)

Осложнения с партнерами (при невыполнении)

Осложнения с потребителями (при невыполнении)

Осложнения с фискальными органами (при невыполнении)

Осложнения с государственными органами (при невыполнении)

Осложнения с подчиненными (при невыполнении)

Степень влияния на успешность других мероприятий

 

Но как совместить столько переменных?! Пришлось-таки обратиться за помощью к компьютерной программе "Принятие решений", выгнав из-за домашнего компьютера сына - Вовку Скоробогатова.

На этом экране необходимо составить список мероприятий, для которых предстоит определить их приоритеты. (Мероприятия можно заносить в любой последовательности – программа затем сама расположит их в порядке приоритетности)

Список составляется с помощью кнопок:

"+" – "добавить" – открывает окно, в котором записывается название мероприятия;

"=" – "изменить" – открывает окно, в котором можно изменить название, после того, как оно выделено курсором;

"-" – "удалить" – удаляет мероприятие, после того, как оно выделено курсором.

 

Шаг 3

На этом экране необходимо определить важность и срочность каждого мероприятия.

Для этого в любом удобном порядке щелкайте мышью на названиях мероприятий в списке (в левой части экрана). После щелчка необходимо определить важность и срочность выбранного мероприятия.

Порядок определения важности и срочности.

 

1. Определение срочности.

Выберите оптимальные даты для начала мероприятий, его завершения и допустимой задержки.

Справа от окна, где должна быть нужная дата, находится кнопка. Нажав ее, откройте календарь и выберите в нем нужные год, месяц и число. Щелчок мышью по числу отправляет его в окно даты.

Установив все даты, ограничивающие срок мероприятия, переходите к определению важности.

2. Определение важности.

Здесь необходимо оценить каждый из семи критериев важности, двигая ползунки мышью по шкале, расположенной справа от названия критерия. Необязательно задействовать всю шкалу значений 1…7. Если Вы затрудняетесь отдать предпочтение критерию, Вы можете повторить значение.

Установив все значения критериев важности мероприятия, переходите к следующему мероприятию.

Возможность перейти к следующему экрану – Матрице приоритетов – появится только после того, как определены важность и срочность всех мероприятий.

Шаг 4

 

На этом экране изображена Матрица приоритетов. Мероприятия здесь распределены на графике по двум осям – срочности и важности.

Важность мероприятий – среднее значение критериев важности, определены на предыдущем этапе – откладывается по горизонтальной оси, а срочность – по вертикальной.

Положение мероприятий на этой матрице позволяет составить новый список, где они уже распределены в порядке приоритетности (на следующем экране).

Шаг 5

Эта таблица содержит список мероприятий, где они расположены в порядке убывания их приоритетности – суммы значений критериев срочности и важности. Более высокий приоритет дел, которые имеют более поздний срок начала, означает, что им необходимо уделить повышенное внимание на предварительных этапах.

Этот результат можно сохранить в виде отчета (на следующем экране).

 

Шаг 6

Вид формы отчета.

 

Итак, нам удалось распределить свои мероприятия с учетом их важности и точности. Такая последовательная расстановка приоритетов позволит Вам сосредоточиться на первостепенных делах и, следовательно, сработать более эффективно в условиях ограниченного времени.


Информация

Комментировать статьи на нашем сайте возможно только в течении 60 дней со дня публикации.

Популярные новости

Статистика сайта



Rambler's Top100



 
Copyright © НеОфициальный сайт факультета ЭиП