Вы на НеОфициальном сайте факультета ЭиП

На нашем портале ежедневно выкладываются материалы способные помочь студентам. Курсовые, шпаргалки, ответы и еще куча всего что может понадобиться в учебе!
Главная Контакты Карта сайта
 
Где мы?
» » » Удаление скрытых или конфиденциальных сведений

Реклама


Удаление скрытых или конфиденциальных сведений

Просмотров: 5858 Автор: Angel
Удаление скрытых или конфиденциальных сведений
Прежде чем передать копию документа постороннему лицу, рекомендуется проверить личные и скрытые сведения и принять решение о необходимости их включения. Возможно потребуется удалить некоторые сведения из документа и из свойств файла документа перед предоставлением его для совместного использования.
Примечание. Если документ сохраняется в файле формата, который может прочитан при помощи множества программ помимо Microsoft Word, — например форматы .txt, .htm, .mht и .xml — любые личные сведения описанные в этом разделе могут быть легко просмотрены любым пользователем, имеющим права на открытие файла. Сохранение документа в формате Microsoft Word (.doc или .dot) не позволяет легко обнаружить личные сведения даже пользователям, имеющим право на открытие файла. Например, если изменение содержимого защищено паролем, только пользователи, знающие пароль, могут видеть кому предоставлено право на редактирование конкретных фрагментов документа.
 Где хранятся личные и скрытые сведения?
Свойства файла
В эти свойства входят «Автор», «Руководитель», «Организация» и «Сохранил».
Некоторые средства Microsoft Word используют личные сведения в свойствах файла. При удалении этих сведений, данные средства могут работать некорректно. Удаление личных данных влияет на следующие средства.
• Отправить сообщение (для проверки) 
• Запись исправлений 
• Средства управления цифровыми правами 
• Совместная работа 
• Узлы рабочих областей для документов 
• Письма и рассылки 
• Примечания (имена удаляются) 
• Поисковые машины, основанные на метаданных, например программы для поиска файлов FindFast и Microsoft SharePoint Portal Server (документы могут быть индексированы только по ограниченным данным, например по содержимому и названию).
Другие скрытые сведения
Например, скрытый текст, исправленный текст, примечания или коды полей могут содержаться в документе даже если эти сведения не видны или их наличие не предполагается в окончательной версии. Если личные сведения, например имя или адрес электронной почты, вводятся при регистрации программного обеспечения, некоторые документы Microsoft Office сохранят эти сведения. Сведения, хранящиеся в настраиваемых полях, которые добавляются к документу, например поля «автор» или «владелец», не удаляются автоматически. Чтобы удалить эти сведения, настраиваемые поля необходимо отредактировать или удалить.
Удаление конфиденциальных сведений из свойств файла
При использовании данного параметра из документа удаляются следующие конфиденциальные сведения.
• Свойства файла: «Автор», «Руководитель», «Учреждение», «Сохранен». 
• Имена, связанные с примечаниями или записями исправлений: имена изменяются на имя, заданное в поле «Автор». 
• Маршрут: маршрут удаляется. 
• Удаляется заголовок сообщения электронной почты, созданный с помощью кнопки Сообщение . 
• Средство создания версий: имя в поле Сохранен заменяется на имя, заданное в поле «Автор». 
1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность. 
2. Установите флажок удалять личные сведения из свойств файла при его сохранении. 
3. Сохраните документ. 
Удаление других скрытых сведений 
Удалите скрытые сведения, проверив следующие средства.
 Записи исправлений и примечания
1. Чтобы быстро отобразить записи исправлений или примечания, выберите в меню Вид команду Разметка. 
2. Чтобы сохранить записи исправлений, на панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Далее , затем нажмите кнопку Принять исправление или Отклонить примечание об изменении или удалении . 
3. Принимайте или отклоняйте исправления, пока в документе не останется записей исправлений.
Примечания
• Если в меню Вид выбрана команда Разметка, то в документе будут отображены или скрыты все пометки. При отображении всех пометок все имена рецензентов и все пометки будут выделены в меню Показать. 
• При скрытии типа пометок исправлений в меню Показать пометки будут автоматически отображаться каждый раз при открытии документа до тех пор, пока не будет снят флажок показывать скрытую разметку при открытии и сохранении на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры (меню Сервис). При этом пометка остается в документе и может быть отображена при помощи выбора соответствующего типа пометок в меню Показать. 
 Текст, форматированный с помощью атрибута «Скрытый»
• Чтобы просмотреть скрытый текст, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Вид, а затем в группе Знаки форматирования установите флажок Скрытый текст.
• Чтобы не печатать скрытый текст в документах, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Печать, а затем в группе Печатать снимите флажок Скрытый текст. Перед распространением документа удалите скрытый текст так же, как и любой другой текст.
 Предыдущие версии документа
При сохранении различных версий документа в файле самого документа эти версии оформляются скрытым текстом, чтобы их можно было впоследствии извлечь. Однако версии документа доступны другим пользователям. Более того, текст версии перестает быть скрытым после того, как кто-либо сохранит этот документ в другом формате. Поэтому может возникнуть необходимость удаления версий перед распространением документа.
• Если нужно сохранить предыдущие версии, сохраните текущую версию как отдельный документ, а затем распространите только этот документ. 
 Инструкции
1. В меню Файл выберите команду Версии. 
2. Выберите версию документа, которую требуется сохранить как отдельный файл. 
3. Нажмите кнопку Открыть. 
4. В меню Файл выберите команду Сохранить как. 
5. Введите имя файла в поле Имя файла, а затем нажмите кнопку Сохранить. 
• Если сохранение предыдущих версий не требуется, удалите ненужные версии, а затем распространите оставшийся документ. 
 Инструкции
1. В меню Файл выберите команду Версии. 
2. Выделите версию документа, подлежащую удалению. 
3. Чтобы выделить несколько версий, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. 
4. Нажмите кнопку Удалить. 
 «Автотекст»
Поскольку элементы автотекста сохраняются в файлах, не используйте автотекст для сохранения конфиденциальных данных в файлах, которые вы распространяете.
 Коды полей
Выполните одно из следующих действий:
• чтобы отобразить или скрыть код поля, щелкните нужное поле или значение поля, а затем нажмите клавиши SHIFT+F9; 
• чтобы отобразить или скрыть коды полей для всех полей в документе, нажмите клавиши ALT+F9. 
Примечание. Поскольку коды полей могут быть видимыми для любого читателя документа, проверьте, что информация, помещаемая в коды полей, не является конфиденциальной.
 Быстрое сохранение
Если при сохранении документа установлен флажок Разрешить быстрое сохранение, то при открытии документа в виде текстового файла он может содержать сведения, которые ранее были удалены. Это происходит, поскольку при «быстром сохранении» внесенные изменения добавляются в конец документа — ни новые, ни удаленные данные в сам документ не включаются.
Для окончательного удаления из документа уже удаленных сведений выполните следующие действия.
1. Если документ был открыт как текстовый файл, закройте его, а затем откройте этот документ, как обычный документ Microsoft Word. 
2. В меню Сервис выберите команду Параметры, откройте вкладку Сохранение, а затем снимите флажок Разрешить быстрое сохранение. 
3. В меню Файл выберите команду Сохранить. 
 Случайные номера, используемые для улучшения слияния
При сравнении и объединении документов для отслеживания связанных документов используются случайные номера. Хотя данные номера скрыты, они могут быть использованы для отображения связи двух документов. Если данные номера не сохраняются, то результат слияния документов не будет наилучшим.
1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность. 
2. Снимите флажок сохранить случайное число для повышения точности слияния. 
 Исключения защиты документа
При выделении части документа и выдаче разрешения на ее редактирование, сведения об этом сохранятся в документе. Чтобы предотвратить просмотр этих сведений необходимо использовать защиту паролем или кодированием. 
• В диалоговом окне Включить защиту выполните одно из следующих действий. 
o Выберите Пароль, а затем введите в отображенных полях пароль и его подтверждение. 
o Выберите Проверка подлинности пользователя.



Информация

Комментировать статьи на нашем сайте возможно только в течении 60 дней со дня публикации.

Популярные новости

Статистика сайта



Rambler's Top100



 
Copyright © НеОфициальный сайт факультета ЭиП