Вы на НеОфициальном сайте факультета ЭиП

На нашем портале ежедневно выкладываются материалы способные помочь студентам. Курсовые, шпаргалки, ответы и еще куча всего что может понадобиться в учебе!
Главная Контакты Карта сайта
 
Где мы?
» » » Общие вопросы организации документационного обеспечения управления персоналом предприятия часть-1

Реклама


Общие вопросы организации документационного обеспечения управления персоналом предприятия часть-1

Просмотров: 6055 Автор: admin
Общие вопросы организации документационного обеспечения управления персоналом предприятия
Представляется правомерным рассматривать в качестве самостоятельного на правления деятельности по документационному обеспечению управления документационное обеспечения управления персоналом предприятия (организации, учреждения). Что же представляет собой данное направление ДОУ?
Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия (организации, учреждения) — это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и службы персонала. Как правило, организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия возлагается на службу персонала предприятия. Документационное обеспечение управления персоналом предприятия организуется в соответствии:
• с законодательством Российской Федерации;
• нормативно-правовыми актами Президента Российской Федерации;
• нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации;
• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства труда и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии, Федеральной архивной службы РФ);
• организационно-распорядительными и организационно-методическими документами территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение)по вопросам управления персоналом и документационного обеспечения управления, издаваемых ими в пределах своей компетенции;
• локальными актами предприятия.
На основе перечисленных актов и документов предприятие (служба персонала, иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее функции службы) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по документационному обеспечению управления персоналом, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т. п.) по отдельным вопросам управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия и деятельности службы персонала. В процессе своей деятельности служба персонала взаимодействует с другими структурными подразделениям и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях — с другими предприятиями, организациями и учреждениями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные вопросы ДОУ и (или) управления персоналом.
Конечной целью документационного обеспечения управления персоналом является обеспечение его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами предприятия требований соответствующих нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам ДОУ и управления персона лом, а, с другой стороны, сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению документацией, документированию деятельности работников предприятия и службы персонала. Содержание основных задач службы персонала предприятия, решаемых ею в рамках деятельности по документационному обеспечению управления персоналом, рассматриваются в последующих главах данного раздела1.
5.2. Особенности управления документацией по персоналу
Документация по персоналу — это упорядоченная совокупность документов по персоналу. В свою очередь, документация по персоналу представляет собой один из основных компонентов организационно-распорядительной документации (ОДР).
Примерный состав ОРД (и соответственно состав документации по персоналу) уста новлен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД 011-932.
Примерная классификация документов по управлению персоналом в соответст вии с их функциональным назначением представлена на рис. 5.234:
Управление документацией по персоналу включает:
• организацию рационального документооборота, образующегося вследствие пе ремещения документов по персоналу;
• контроль исполнения документов по персоналу;
• оперативное хранение документов по персоналу, включая их надлежащую под готовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;
• последующее хранение документов по персоналу в архиве.

п/п Код
формы Наименование подсистемы документации (формы, документа)
02 52000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРО ВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1 0252051 Должностная инструкция
2 0252111 Положение о структурном подразделении
3 0252131 Правила внутреннего трудового распорядка
4 0252211 Структура и штатная численность
5 0252251 Штатное расписание
02 81000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЁМУ НА РАБОТУ
6 0281071 Заявление о приеме на работу
7 0282141 Представление о переводе на другую работу
8 0282151 Приказ о переводе на другую работу
02 84000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТПУСКОВ
9 0284021 График отпусков
10 0284071 Заявление о предоставлении отпуска
11 0284151 Приказ о предоставлении отпуска
02 85000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ
12 0285141 Представление о поощрении
13 0285151 Приказ о поощрении
02 86000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ
14 0286041 Докладная записка о нарушении дисциплины
15 0286091 Объяснительная записка о нарушении дисциплины
16 0286151 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
03< 01000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
17 0301002 Личная карточка
18 0301003 Учетная карточка научного работника образующие документацию по персоналу в соответствии с ОКУД 011-93
Управление документацией по персоналу предприятия осуществляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к управлению документацией предприятия (см. в этой связи раздел 1 настоящего пособия), и с учетом особенностей организации и содержания деятельности по управлению персоналом. Далее — о наиболее значительных особенностях управления документацией по персоналу.
Прежде всего обратим внимание на то, что для эффективности управления документацией по персоналу предприятия весьма важное значение имеет формирование и последующее ведение табеля форм документов по персоналу. Уточним, что табель форм документов по персоналу — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов по персоналу, предназначенных для реализации функций и задач повседневной деятельности службы персонала предприятия. Табель форм включает1:
• характеристику юридического статуса документов по персоналу;
• описание основных этапов их подготовки.
Функциональное назначение табеля форм заключается:
• в оптимизации состава применяемых предприятием форм документов по пер соналу и документальном закреплении указанного состава;
• классификации применяемых предприятием форм документов в соответствии с их функциональным назначением;
• унификации и нормативном регулировании процедуры подготовки документов по персоналу.
В конечном счете применение табеля форм документов по персоналу обеспечи вает соответ
1 Формы документов, как правило, включаются в состав альбома форм.ствие используемых форм решаемым задачам, а также способствует со кращению затрат и времени на подготовку соответствующих документов. Проект та беля форм документов по персоналу разрабатывается под организационно-методиче ским руководством службы ДОУ предприятия, а также во взаимодействии с архивом, в который по истечении сроков оперативного хранения документы по персоналу, сохраняющие свою практическую и (или) научно-историческую ценность, передаются на постоянное хранение. Разработка табеля форм документов по персоналу включает несколько этапов, в том числе:
• предварительное изучение состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия документации по персоналу;
• выбор формы табеля;
• формирование структуры табеля;
• отбор форм документов для включения в табель.
Предварительное изучение состава и содержания имеющейся в распоряжении предприятия документации по персоналу предусматривает:
• определение функций и задач в области управления персоналом, для реализа ции которых требуется соответствующая документационная поддержка;
• определение классификационной схемы (системы классификации) документов по персоналу — например, по их функциональному назначению;
• определение примерной структуры и состава табеля форм;
• определение примерного перечня документов по персоналу, включить которые предполагается в табель форм.
В процессе предварительного изучения состава и содержания имеющейся в рас поряжении предприятия документации по персоналу анализируются функциональ ное назначение, содержание и структура соответствующих документов, в том числе:
• документы, составляющие правовую базу деятельности организации и ее служ бы кадров — прежде всего законодательные и нормативно-правовые акты органов атасти и управления, регламентирующие различные аспекты повседневной деятель ности предприятия по управлению персоналом;
• организационно-правовая документация предприятия — устав или положение, штатное расписание, регламент работы должностных лиц из числа руководящего со става предприятия, а также коллегиальных (совещательных) органов предприятия, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.;
• организационно-правовая документация службы персонала — положение о службе, положения о подразделениях службы, должностные инструкции работников службы;
• распорядительная документация предприятия — приказы, указания, распоря жения и иные решения руководства предприятия и руководителя службы персонала по вопросам управления персоналом;
• нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспе чения деятельности предприятия и службы персонала: инструкция по ДОУ (предпри ятия и службы персонала), правила подготовки документов, инструкции по работе с документами, номенклатура дел и др.;
• документация службы персонала, образовавшаяся в процессе ее повседневной деятельности (по меньшей мере, за три предшествующих года).
По итогам предварительного изучения состава и содержания имеющейся в распо ряжении предприятия документации по персоналу устанавливаются:
• виды документов, образующиеся в процессе повседневной деятельности по управлению персоналом;
• периодичность их подготовки (ежедневно, еженедельно и т. д.);
• формы указанных документов.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в соответствующей кар те (карточке), в которую вносятся следующие сведения:
• полное наименование формы документа (включая заголовок к тексту докумен та, если он имеется);
• функциональное назначение документа;
• сведения об этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразде лении (должностном лице), в компетенцию которого входит подготовка соответст вующего документа, об основных особенностях его подготовки — например, необхо димости во внешнем или внутреннем согласовании проекта и т. п., о порядке прида ния документу юридической силы — допустим, посредством его подписания или утверждения, с простановкой оттиска печати или без, и т. д., об адресате (адресатах) документа — как внутри предприятия, так и за его пределами, о регистрации до кумента, обеспечении контроля его исполнения, месте хранения контрольного эк земпляра документа (подлинника или копии, если первый экземпляр документа от сылается за пределы предприятия).
Отметим, что в табель форм документов по персоналу в обязательном порядке включаются:
• формы документов, утвержденные указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, а также иными организа ционно-распорядительными документами федеральных органов управления по во просам ДОУ и управления персоналом;
• формы документов, утвержденные организационно-распорядительными до кументами органами межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля, а также иными территориальными, отраслевыми, ведомственными и мест ными органами управления, решения которых по вопросам ДОУ и управления персо налом обязательны для выполнения предприятием;
• формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управлен ческой документации (ОКУД) в разделы 0200000 «Унифицированная система органи зационно-распорядительной документации», 0300000 «Унифицированная система первичной учетной документации» и 0800000 «Унифицированная система документа ции по труду» и применяемые в процессе повседневной деятельности предприятия в интересах обеспечения требуемой эффективности управления персоналом;
• формы документов по персоналу, не утвержденные соответствующими (см. выше) организационно-распорядительными документами, не включенные в ОКУД, но прошедшие в установленном порядке унификацию и введенные в действие в соот ветствии с решениями (организационно-распорядительными документами) руково дства предприятия1.
Подготовленные карты (карточки) группируются в соответствии с основным клас сификационным признаком, например, в зависимости от функционального назначе ния документов, после чего дополняются образцовыми (в ряде источников — эталон ными) формами соответствующих документов (в бумажном и (или) электронном виде)2. Данные из предварительно сгруппированных карт (карточек) заносятся в таб лицы, образующие в своей совокупности проект табеля форм. В графах таблиц фикси руются сведения, характеризующие соответствующие документы, в том числе:
• наименование формы документа;
• код формы документа;
• основание для применения формы документа;
• периодичность подготовки документа;
• основные этапы и особенности подготовки документа;
• структурные подразделения (должностные лица), ответственные за подготовку документа.
В необходимых случаях в табеле форм.могут отражаться и иные сведения, необ ходимые для надлежащей подготовки документов по персоналу, в том числе:
• о порядке регистрации документа;
• об организации контроля исполнения документа;
• о порядке (месте и сроках) хранения контрольного экземпляра документа;
• о количестве документов, подлежащих тиражированию.
Примерная форма табеля представлена на рис. 5.3.
Подчеркнем, что для эффективности работы с табелем форм большое значение имеет обоснованный выбор его структуры. Предварительный вариант структуры выра батывается на основе классификационной схемы функций и задач, решаемых пред приятием в процессе управления персоналом, в соответствии с группировкой карт (карточек) документов по персоналу. Фактически структуру табеля форм образуют расположенные в определенной последовательности разделы документа, в пределах которых, в свою очередь, группируются документы сходного функционального назна чения, в том числе документы по подбору и расстановке персонала, его учету, аттеста 1 Формы указанных документов должны быть предварительно внесены в локальный классифика тор предприятия.
2 На основе указанных форм в дальнейшем формируется альбом форм.

ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ

(наименование предприятия, организации, учреждения)

Наиме нование формы Код формы Имя файла формы Кто го товит до кумент Согласова ние Подпись Утвер ждение Печать Место регистрации документации, повышению квалификации, откомандированию, а также по иным вопросам управления персоналом (в частности, по нормированию труда, охране труда и т. п.). В пределах разделов и, если в этом есть необходимость, подразделов табеля фор мы документов располагаются в определенной последовательности, например в зави симости от относительной значимости документа, частоты его использования в про цессе управления персоналом и т. п. Графы табеля форм документов по персоналу заполняются с соблюдением следующих правил.
Наименование формы документа (графа 1), как правило, указывается на основа нии сведений классификатора, использовавшегося при подготовке табеля. Код фор мы документа (графы 2 и 3) указывается в соответствии с Общероссийским класси фикатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором форм документов по персоналу (ЛК) при условии, что последний ведется на пред приятии.
Имя файла, содержащего форму и текст документа по персоналу (графа 4) указы вается на основании сведений электронного альбома форм при условии, что послед ний ведется на предприятии2. Наименование структурного подразделения (должно стного лица), ответственного за подготовку проекта документа (графа 5), указывается в соответствии с официальным наименованием соответствующего подразделения или лица.
Наименования структурных подразделений (должностей лиц), с которыми согла суется проект документа на этапе подготовки (графа 6), указываются в необходимой последовательности на основании сведений о компетенции соответствующих подраз делений и лиц3. Наименование должностного лица, подписывающего проект доку мента (графа 7) указывается на основании сведений, содержащихся в положении (ус таве) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководите ля предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях.
Наименование должности лица, утверждающего проект документа (проставляю щего обязательную резолюцию, заменяющую утверждение) (графа 8), указывается на
основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении
1 Использование в табеле форм документов только локальных кодов не разрешается.
2 В отсутствие электронного альбома форм графа не заполняется.
3 Право визирования документов обычно фиксируется в положении о структурном подразделе нии и должностной инструкции должностного лица.
4 Право подписи документов, не включенных в названные нормативно-правовые акты и органи зационно-распорядительные документы, устанавливается при утверждении табеля.
обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях1.
Наименование печати, посредством оттиска которой заверяется утверждение (подписание) соответствующей формы документа (графа 9), указывается на основа нии сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях.
Наименование структурного подразделения, в котором документ регистрируется (графа 10), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, а также инструкции по ДОУ предприятия.
Проект табеля форм документов по персоналу подписывается разработчиком (к примеру, начальником структурного подразделения службы персонала, в ведении ко торой находятся вопросы документационного обеспечения управления персоналом), руководителем службы персонала, согласуются с руководителем службы ДОУ и руко водителем ведомственного архива, после чего утверждается руководителем предпри ятия3. Утвержденный табель форм документов по персоналу тиражируется в необхо димом количестве экземпляров, при этом контрольный экземпляр табеля, как прави ло, передается в службу ДОУ.
Принимая во внимание все более широкое проникновение в управленческий процесс и его обеспечение (в том числе в документационное обеспечение управления персоналом) информационных технологий, основанных на применении компьютер ной техники и соответствующих программных инструментов, представляется целесо образным вести табель форм документов по персоналу одновременно.и в бумажном, и в электронном видах. В процессе ведения табеля форм документов по персоналу в него — с целью поддержания в актуальном состоянии — могут вноситься соответст вующие изменения. Как правило, необходимость во внесении изменений возникает в следующих случаях:
• при выявлении несоответствия (неполного соответствия) формы документа его функциональному назначению и задачам документационного обеспечения управле ния персоналом4;
• при отмене формы какого-либо документа;
• при утверждении (введении в действие) формы какого-либо документа.
1 В графе указывается прочерк, если документ утверждению не подлежит. Перечень документов, подлежащих утверждению, обычно включается в инструкцию по ДОУ предприятия. Примерный пе речень документов, подлежащих утверждению, установлен Государственной системой документаци онного обеспечения управления (ГСДОУ), см. в этой связи приложение 8 к настоящему пособию.
2 В графе указывается прочерк, если документ заверению оттиском печати не подлежит. Пере чень документов, подлежащих заверению оттиском печати, обычно включается в инструкцию по ДОУ предприятия. Примерный перечень документов, подлежащих заверению оттиском печати, уста новлен Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), см. в этой связи приложение 9 к настоящему пособию.
3 Табель форм документов по персоналу может утверждаться в составе единого табеля докумен тов предприятия или в качестве самостоятельного документа.
4 Например, вследствие изменения состав реквизитов документа.
5 Например, вследствие организационных изменений в деятельности предприятия и (или) при нятия соответствующих решений (организационно-распорядительных документов) руководством предприятия.
6 Например, вследствие изменений в законодательной и (или) нормативно-правовой базе доку ментационного обеспечения управления персоналом.

Уточним, что включение в табель новых форм документов, утвержденных (вве денных в действие) органами управления, решения которых по вопросам ДОУ и управления персоналом обязательны для исполнения предприятием, а также исклю чение из табеля указанных форм документов производится на основании соответст вующего решения руководителя предприятия, принимаемого во исполнение реше ний соответствующих органов управления. Решение о включении в табель новых форм документов, разработанных предприятия, а также исключение из табеля указан ных форм документов должно приниматься руководителем предприятия исходя из практической целесообразности по результатам рассмотрения соответствующего обоснования, представляемого руководителем службы персонала.
Эффективность управления документацией по персоналу во многом предопреде ляется и тем, насколько оптимальны структура и состав номенклатуры дел службы персонала — т. е. надлежащим образом оформленного и систематизированного пе речня заголовков дел документов, образующихся в процессе деятельности службы персонала с указанием сроков их хранения. Функциональное назначение номенкла туры дел службы персонала заключается в обеспечении единого порядка формирова ния и учета дел с документами по персоналу, образующимися в процессе деятельно сти службы, и решения следующих основных задач управления документацией по персоналу:
• распределение исполненных документов по персоналу между делами;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел;
• организация учетно-справочной картотеки (базы данных) по делам службы персонала.
Кроме того, на основе номенклатуры дел службы персонала составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты уничтожения дел с истекшими сроками хранения и не представляющими более практической или науч но-исторической ценности.
Номенклатура дел службы персонала формируется на основе номенклатур дел структурных подразделений в составе службы. В свою очередь, номенклатура дел службы персонала является неотъемлемой частью сводной номенклатуры дел пред приятия (подробнее см. главу 1.3 настоящего пособия). Подготовка проекта номенк латуры дел службы персонала осуществляется в соответствии с общими требования ми, предъявляемыми к разработке аналогичных документов предприятия, и с учетом особенностей, обусловленных спецификой организации и содержания деятельности службы персонала.
Как правило, подготовка проекта номенклатуры дел службы персонала на пред стоящий календарный год производится в последнем квартале предшествующего года. При составлении проекта, помимо номенклатур дел структурных подразделе ний службы, учитывается содержание:
• соответствующих положений устава (положения) предприятия;
• штатного расписания предприятия;
• положения о службе персонала и ее структурных подразделений;
• документов планирования и отчетности предприятия;
• типовых и примерных номенклатур дел;
• типовых и ведомственных перечней документов, образующихся в процессе дея тельности предприятия с указанием сроков их хранения (с учетом решений ЦЭПК Включению в табель форм указанных документов производится только после их утверждения и включения в локальный классификатор.
Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов по персоналу);
• номенклатур дел службы персонала за предыдущие годы;
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Кроме того, принимаются во внимание результаты анализа документооборота службы персонала за текущий год.
Непосредственное руководство подготовкой проекта номенклатуры дел службы персонала осуществляет руководитель структурного подразделения службы, в веде нии которой находятся вопросы документационного обеспечения управления персо налом. Указанная работа организуется во взаимодействии со службой ДОУ предпри ятия, ведомственным архивом и иными соответствующими органами (должностны ми лицами).
Проект номенклатуры дел службы персонала согласуется со службой ДОУ и ве домственным архивом, подписывается руководителем службы персонала, после чего представляется на утверждение руководителю предприятия. Утвержденная номенк латура дел службы персонала тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются по назначению (в виде копий или выписок).
Заполнение граф номенклатуры дел производится с соблюдением следующих правил.
Значение индекса дела (графа 1) указывается арабскими цифрами (группы цифр в составе индекса разделяются тире) для каждого дела, включенного в номенклатуру дел службы персонала. Индекс дела состоит:
• из установленного условного (цифрового) обозначения службы персонала;
• порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах службы персо нала.
Переходящие (с текущего года или предшествующих ему лет) дела вносятся в но менклатуру дел, как правило, с тем же индексом.
Заголовки дел (графа 2) номенклатуры дел службы персонала указываются на ос новании сведений о заголовках дел (томов, частей дел) структурных подразделений (иных документируемых участков деятельности службы), при этом обычно придер живаются следующего примерного порядка расположения:
• дела, содержащие организационно-распорядительную документацию2;
• дела, содержащие организационно-правовые документы;
• дела, содержащие договорную документацию;
• личные дела работников предприятия;
• дела, содержащие документацию по планированию и отчетности деятельности по управлению персоналом;
• дела, содержащие переписку по вопросам управления персоналом;
• дела, содержащие документацию первичного учета персонала;
• учетная документация (картотеки, журналы, книги и т. п.).
Заголовок дела во всех случаях должен четко и кратко отражать основное содер жание и состав документов дела. Заголовки дел службы персонала могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления.
4) указываются в соответствии со сроками, приведенными в перечнях (типовом или
1 Для включения в номенклатуру в течение года новых дел используются резервные номера.
2 При этом заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию орга нов управления, располагаются перед заголовками дел с организационно-распорядительными доку ментами предприятия.

Сведения о количестве дел (томов, частей дела) (графа 3) указываются по истече нии календарного года. Сведения о сроках хранения дел (томов, частей дела) (графа ведомственном), а при отсутствии таковых — в соответствии со сроками, приведен ными в типовой или примерной номенклатурах дел.
В графе 5 (Примечание) указываются сведения о наименованиях перечней до кументов или номенклатур дел, используемых при определении сроков хранения дел службы персонала, о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничто жению, о должностных лицах, ответственных за формирование дел и другие необхо димые сведения.
По окончании делопроизводственного года на основании сведений графы оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категориях и количест ве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включитель но) сроков хранения, заведенных службой персонала в данном году.
Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленной форме (см. ра нее). Примерная номенклатура дел службы персонала представлена в приложении к настоящему пособию.
Специфической чертой управления документацией по персоналу является повы шенная значимость документов по учету персонала, в том числе содержащих персональные данные работников. Это, с одной стороны, вызывает необходимость в ведении значительного числа учетных документов, а с другой — требует более тщательной регламентации порядка обращения с указанными документами и содержащимися в них учетными данными (см. далее).
Отметим также, что документы по учету персонала могут быть условно разделены на две функциональные группы: документы первичного и вторичного учета. К пер вой группе, в частности, относятся личная карточка работника, учетная карточка на учно-педагогического работника, личное дело работника, личный листок по учету кадров (с соответствующими дополнениями к нему), а также документация по учету перемещения персонала предприятия (картотеки, журналы, книги и т. п.). Ко второй группе относятся приказы и распоряжения по персоналу, трудовые договора с работ никами предприятия. Подробнее об этих и других документах по персоналу расска зывается в главах 5.3 и 5.4 настоящего пособия.
Остановимся далее на особенностях организации хранения документов по персона лу, в том числе на основных вопросах:
• оперативного хранения указанных документов;
• подготовки документов по персоналу с истекшими сроками оперативного хра нения и не представляющими практической (научно-исторической) ценности к пере даче на постоянное хранение;
• постоянного хранения документов по персоналу в ведомственном (государст венном) архиве.
Как правило, оперативное хранение документов по персоналу осуществляется по месту их формирования в дела, т. е. в структурном подразделений службы персонала, в ведении которого находятся вопросы документационного обеспечения управления персоналом. Обеспечению сохранности документов по персоналу в процессе опера тивного хранения способствует создание оптимальных условий хранения документов и дел, их рациональное размещение, соблюдение установленного порядка выдачи до кументов и дел во временное пользование, а также систематический контроль за их наличием и состоянием. В целях надлежащей организации оперативного хранения документов по персоналу следует придерживаться общих требований, предъявляемых 1 При включении в номенклатуру дел службы персонала заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК ведомственного или государственного архива по представлению экспертной комиссии предприятия.
к организации оперативного хранения управленческой документации предприятия (см. главу 1.3), принимая во внимание:
• специфику функционального назначения документов по персоналу;
• особенности содержания отдельных видов указанных документов, обусловлен ных, помимо прочего, присутствием в них персональных данных о работниках пред приятия.
Подготовка документов по персоналу с истекшими сроками оперативного хране ния и не представляющими практической (научно-исторической) ценности в обяза тельном порядке предшествует их передаче на постоянное хранение в ведомственный или государственный архив, как правило, в составе соответствующих дел. Подгото вительная процедура включает проведение экспертизы ценности дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел (перечисленные операции выполняются в соответствии с порядком, описанным в главе 1.4 настоящего пособия). Передача в ведомственный архив дел с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится по истечении не менее двух лет после перевода указанных документов на режим оперативного хранения. При этом дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и хранятся в службе персонала, а по истечении указанного срока хране ния — уничтожаются в установленном порядке. Отдельного рассмотрения требуют особенности передачи документов по персоналу на хранение:
• организации-правопреемнику в случае ликвидации или реорганизации пред приятия по основаниям и в порядке, установленном законодательством1;
• в государственный (муниципальный) архив в случае ликвидации предприятия в ходе банкротства;
• в государственный (муниципальный) архив из ведомственного архива (архива действующего предприятия).
Порядок приема-передачи документов по персоналу при реорганизации предприятия определяется приказом о проведении реорганизационных мероприятий. При выделе нии из состава реорганизуемого предприятия структурного подразделения со стату сом предприятия последнему передаются относящиеся к его деятельности незавер шенные делопроизводством дела службы персонала, в том числе личные дела и лице вые счета работников, перешедших на данное предприятие. Передаче дел и документов по персоналу предшествует:
• проверка наличия и состояния дел и документов, подлежащих передаче пред приятию-правопреемнику;
• научно-техническая обработка указанных дел и документов.
По завершении проверки наличия и состояния, а также научно-технической об работки указанных дел и документов по персоналу они передаются предпри ятию-правопреемнику по акту.
В отсутствие предприятия-правопреемника дела и.документы по персоналу, под лежащие передаче в государственный архив, до истечения сроков оперативного и ве домственного хранения передаются в архив соответствующего отраслевого (ведомст венного) органа управления. В случае невозможности передачи указанных дел и до кументов в архив соответствующего отраслевого (ведомственного) органа управления по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества реорганизуемо го предприятия, согласованному с соответствующим органом управления архивным 1 В отсутствие организации-правопреемника документы по персоналу передаются соответствую щему отраслевому (ведомственному) органу управления в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов, а также распоряжениями Правительства Российской Федерации от 23 ап реля 1992 г. № 781-р и от 21 марта 1994 г. № 358-р. делом, эти дела и документы передаются на хранение непосредственно в государст венный архив.
При ликвидации предприятия решение о передаче дел и документов по персона лу принимает ликвидационная комиссия, в состав которой в обязательном порядке включается представитель ФАС РФ. Для принятия мотивированного решения о пе редаче дел и документов на хранение (на уничтожение дел и документов с истекши ми сроками хранения, не представляющими практической и (или) научно-историче ской ценности), ликвидационная комиссия вправе привлекать к работе по упорядо чению соответствующих дел и документов организации или отдельных специалистов (экспертов и т. п.), имеющих лицензии на производство такой работы, на договор ной основе.
Как правило, в отсутствие правопреемника и соответствующего органа отраслевого (ведомственного) управления дела и документы по персоналу ликвидированного пред приятия, подлежащие хранению, передаются в специализированный архив (центр) до кументов по персоналу либо — в отсутствие такого архива (центра) — непосредственно в государственный архив. Уничтожение дел и документов по персоналу с неистекши ми сроками временного хранения ликвидируемого без правопреемника предприятия производится только на основании решения соответствующего органа исполнитель ной власти субъекта Федерации (муниципального образования) и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых дел и документов. Дела и документы ликвидируе мого без правопреемника предприятия с истекшими сроками хранения уничтожаются в порядке, установленном Основными правилами работы архивов.
Порядок передачи дел и документов по персоналу в государственный (муниципаль ный) архив в случае ликвидации предприятия в ходе банкротства определяет конкурс ный управляющий, руководствуясь при этом соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами. Уточним, что дела и документы ликвидируемого в ходе банкротства государственного предприятия принимаются государственным ар хивом в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов. При этом прием дел и документов с неистекшими сроками временного хранения производится архивом в случае отказа от их временного хранения соответствующего органа управ ления и только при наличии для этого свободных помещений.
Документы ликвидируемого в ходе банкротства негосударственного предприятия принимаются на хранение государственным архивом в соответствии с условиями со глашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора между архивом и ликвидационной комиссией.
Государственный архив может за плату и на основании договора (с собственни ком, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками)) принять на временное хранение от ликвидируемого без правопреемника предприятия, как отне сенного, так и не отнесенного к числу источников комплектования архива, дела и документы по персоналу с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении соответствующих сроков.
В целях обеспечения надлежащего порядка передачи дел и документов по персо налу ликвидируемого в ходе банкротства предприятия конкурсный управляющий:
1 При ликвидации негосударственного предприятия, с которым не было заключено соответст вующее соглашение (договор), документы принимаются в установленном порядке в государственный архив после проведения экспертизы их ценности.
2 Приему дел и документов по персоналу должно предшествовать принятие соответствующего ре шения тем органом исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа от оплаты хранения учредителей (участников) ликвидируемого предприятия или органов управления, ведающих вопросами распоряжения движимым имуществом данного предприятия.
• заключает договор с соответствующим учреждением ФАС РФ на проведение экспертизы ценности дел и документов предприятия-должника;
• в необходимых случаях на договорной основе привлекает для проведения экс пертизы ценности дел и документов юридических и физических лиц, имеющих на то соответствующие лицензии1;
• по итогам экспертизы и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреж дения утверждает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по персоналу;
• на основании соответствующих представлений определяет порядок дальнейше го хранения дел и документов. При этом:
• дела и документы, отобранные на постоянное хранение, после утверждения описей передаются в государственный (муниципальный) архив;
• дела и документы по персоналу передаются на хранение в архивы (центры) до кументов по персоналу, а при отсутствии таковых — в государственные (муниципаль ные) архивы;
• дела и документы временного хранения, сроки которых не истекли, могут быть переданы на хранение в государственный (муниципальный) архив по согласованию с ним на платной основе (см. ранее).
Дела и документы с истекшими сроками хранения и не представляющие практи ческой (научно-исторической) ценности, на архивное хранение.не передаются и под лежат уничтожению. Уничтожение указанных дел и документов оформляется соот ветствующим актом с приложением описи уничтоженных дел (документов). Акт ут верждается конкурсным управляющим и является приложением к отчету конкурсного управляющего.
Последующее хранение и использование дел и документов по персоналу, пере данных ликвидируемыми в ходе банкротства предприятиями на хранение в государ ственные и муниципальные архивы, осуществляется в порядке, установленном соот ветствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, отдельно от дел действующих предприятий, организации и учреждений.
В заключение остановимся на основных вопросах передачи в государственный (муниципальный) архив дел и документов по персоналу из ведомственного архива (архи ва действующего предприятия). Уточним, что на постоянное государственное хране ние передаются только дела и документы службы персонала, отнесенные к составу государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно находя щиеся на хранении в ведомственном архиве (архиве действующего предприятия).
Вместе с делами и документами передается и соответствующий научно-справочный аппарат.
Предприятия, дела и документы по персоналу которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают их по истечении сроков хранения, если последние не представляют более практической (научно-исторической) ценности. При этом 1 Расходы по проведению экспертизы ценности, упорядочению и передаче документов относятся к расходам, предусмотренным п.1 ст. 106 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)».
В отсутствие или при недостатке соответствующих средств, а также в случае невозможности приема документов государственным или муниципальным архивом вопрос о финансировании данных работ или определении места хранения документов должен быть внесен конкурсным управляющим на рас смотрение соответствующего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления.
следует руководствоваться следующими сроками временного хранения на предпри ятии указанных дел и документов:
• для документов предприятий федерального и республиканского подчине ния — 15 лет;
• для документов предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — 10 лет;
• для документов предприятий городского и районного подчинения, предпри ятий сельского хозяйства — 5 лет;
• для документов, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля федеральной или государственной собст венности — 10 лет.
Дела и документы постоянного хранения государственного предприятия, изме нившего форму собственности (акционированного, приватизированного и пр.), хра нятся соответствующим новообразованным (реорганизованным) предприятием, а по истечении предельных сроков временного хранения — передаются в государствен ный архив в соответствии с установленным порядком (см. далее).
Передача документов по персоналу постоянного хранения в государственный ар хив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвер жденным руководителем предприятия и руководителем соответствующего архива.
Передаче указанных дел и документов по персоналу предшествует проверка пра вильности их отбора и соответствия описания дел и документов, предназначенных к передаче, установленным требованиям. В частности, описи указанных дел и доку ментов по персоналу подлежат согласованию с ЭПК соответствующего архивного органа и утверждению руководителем предприятия. При этом сначала в опись, как правило, вносят приказы по персоналу, лицевые счета (ведомости на выдачу зарпла ты), списки работников, а затем — в алфавитном или хронологическом поряд ке — личные дела, личные карточки уволенных работников и пр.
Кроме того, непосредственно перед передачей дел и документов на государствен ное хранение представителем предприятия совместно с представителем государст венного архива проводится проверка физического и санитарно-гигиенического со стояния предназначенных для передачи дел и документов. Обнаруженные в ходе проверки недостатки в состояний дел и документов фиксируются в акте. Устранение указанных недостатков проводится силами предприятия.
Передача дел и документов по персоналу, прошедших проверку, производится на основании контрольных экземпляров описей*. При наличии большого количества различных по функциональному назначению документов по персоналу, как то — личные дела, личные карточки, невостребованные трудовые книжки и Предельный срок временного хранения дел и документов по персоналу составляет 75 лет.
2 В необходимых случаях указанные ниже сроки временного хранения дел и документов могут быть изменены по согласованию с государственным архивом и соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением. При этом досрочная передача дел и документов по пер соналу на государственное хранение может быть осуществлена при возникновении угрозы их утраты (уничтожения), а также по иным основаниям — по представлению предприятия — на договорной ос нове. Продление сроков временного хранения дел и документов по персоналу допускается в виде ис ключения — на основании представления предприятия — по письменному разрешению государст венного архива.
3 На предприятиях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов по персоналу по стоянного хранения их передача по согласованию с государственным архивом осуществляется один раз в пять лет.
4 При составлении сводной описи включаемым в нее делам и документам по персоналу присваи вается сквозная нумерация, переходящая при необходимости из года в год. Новая опись и соответст венно новая нумерация вводится, если количество учтенных ранее дел и документов составило 10 000 единиц (превысило четырехзначное число).
т. п. — они могут описываться отдельно от других документов по персоналу (прика зов по кадрам, лицевых счетов и т. п.)1. Факт передачи дел и документов фиксируется
в соответствующем акте.

Информация

Комментировать статьи на нашем сайте возможно только в течении 60 дней со дня публикации.

Популярные новости

Статистика сайта



Rambler's Top100



 
Copyright © НеОфициальный сайт факультета ЭиП