Вы на НеОфициальном сайте факультета ЭиП

На нашем портале ежедневно выкладываются материалы способные помочь студентам. Курсовые, шпаргалки, ответы и еще куча всего что может понадобиться в учебе!
Главная Контакты Карта сайта
 
Где мы?

Реклама


ТЕМА 2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Просмотров: 3823 Автор: admin

ТЕМА 2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Урок 2.1. Разработка таблиц в режиме Конструктора

Краткая справка 
СУБД MS Access позволяет создавать и использовать объекты нескольких разных типов: таблицы, отчёты, запросы, формы и т.д. Эти составляющие базы данных хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Структурными элементами таблицы являются поля и записи. Поле – ростейшийобъект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса, например «номер личного дела агента» или«фамилия агента» (имя, отчество, пол, город, телефон и т.п.). Запись – совокупность логически связанных полей, характеризующих необходимые (моделируемые) свойства реального объекта или процесса. Каждая таблица содержит записи определённого вида, например об агентах, нанятых фирмой для поисков клиентов. 
Первым этапом при разработке таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы . ! [ ]. Тип данных указывает, как обрабатывать эти данные. В СУБД MS Access используются следующие типы данных: 
• текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчётов (до 255 символов); 
• поле MEMO – для хранения произвольного текста большого объема, до 65 535 символов (см. Приложение 5); 
• числовой – для хранения действительных чисел при выполнении над данными математических операций. Предусмотрены несколько размеров числового типа (см. Приложение 5); 
• денежный – специальное числовое поле используется для отображения денежных сумм (см. Приложение 5); 
• дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени. (Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.); 
• счетчик – специальное числовое поле для создания автоматически возрастающего счетчика или счетчика случайных чисел при добавлении записи (см. Приложение 5). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы;

• логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»; 18 
• поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер примерно 1 Гб. Используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др. (см. Приложение 5); 
• гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Internet. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне (см. Приложение 5); 
• мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. Структура связанной таблицы формируется по ключевым полям. Ключевое поле таблицы – поле, которое однозначно идентифицирует свойства объекта, хранящиеся в данной таблице. Ключевое поле не может содержать пустых и повторяющихся значений (см. Приложение 4). СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы.

Эти средства можно классифицировать как:

• ручные (разработка объектов в режиме Конструктора); 
• автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);
• автоматические (ускоренная разработка простейших объектов).
Ручные средства являются наиболее трудоемкими, но обеспечивают максимальную гибкость. Автоматизированные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими. 
Учебное задание 2.1
Сформируйте структуру таблицы Агенты для хранения в ней справочных сведений об агентах, работающих в фирме. Структура таблицы (имена, типы и размеры полей) приведена ниже.

Таблица 2.1 
Поле Тип поля Размер Примечания
Номер агента Числовой Длинное целое Код агента
Фамилия Текстовый 20 Фамилия агента
Имя Текстовый 15 Имя агента
Отчество Текстовый 15 Отчество агента
Город Текстовый 15
Город проживания
агента
Пол Текстовый 1 Пол агента (м / ж)
Дата рождения Дата/время Краткий формат даты Дата рождения агента
Телефон Текстовый 8 Телефон агента
19
Технология выполнения учебного задания 2.1
1. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия:
• активизируйте программу MS Access, в появившемся окне выберите на  вкладке «Создание базы данных» режим «Новая база данных» и нажмите кнопку «ОК»; 
• в диалоговом окне «Файл новой базы данных» установите следующие параметры: 
• тип файлов: Базы данных Access;
• выберите сетевую папку группы, личную папку (если её нет, то создайте, нажав на копку на панели «Создание папки»); 
• имя файла: наберите в окне имя STRAXOV;
• нажмите кнопку «Создать».
2. Создайте таблицу базы данных. Для этого:
• на панели базы данных «Таблица» нажмите кнопку «Создать»;
• в окне диалога «Новая таблица» нажмите кнопку «Конструктор».
Открывается окно «Таблица 1: таблица» в режиме Конструктора, в котором следует определить поля таблицы. 
3. Задайте свойства полей таблицы (см. табл.2.1) Для определения свойства первого поля выполните следующие действия: 
• введите в ячейку столбца «Поле» имя первого поля – «Номер агента»;
• в ячейке столбца «Тип данных» нажмите кнопку раскрытия списка и выберите тип данных – «Числовой»; 
• в ячейке столбца «Описание» введите поясняющую надпись – «Учётный номер агента в фирме»; 
• переключитесь на панель свойств поля «Общие», выберите «Размер поля» – «Длинное целое». 
4. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных
STRAXOV.MDB выполните действия, аналогичные указанным в п.3. Свойства полей необходимо задавать в соответствии с таблицей, приведенной в задании. Если значение тип данных не является «текстовым», нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных. 
5. Создайте ключевое поле. В качестве ключевого поля выберите поле «Номер агента». Для этого нужно нажать на значок с изображением ключа на панели инструментов. 
6. Сохраните таблицу, выполнив следующие действия:
• выберите пункт меню ФАЙЛ / Закрыть;
• в окне диалога «Сохранение» введите имя таблицы Агенты;
• нажмите кнопку «ОК».
Если вы случайно ошиблись при выборе ключевого поля, выделите это поле, нажав курсором мыши на изображение ключа, а затем выполните команду ПРАВКА / Удалить. 
7. Закройте базу данных, выполнив команду ФАЙЛ / Закрыть.
 Контрольные вопросы
1. Содержится ли информация в пустой базе данных?
2. Какова структура простейшей базы данных?
3. Чем отличается от других полей поле Счетчик?
4. Чем отличается поле МЕМО от текстового поля?
5. Чем отличается числовое поле от поля денежного? Можно ли их взаимозаменять? 
Самостоятельное задание 2.1
Сформируйте структуру таблицы Клиенты для хранения в ней справочных сведений о клиентах, заключивших договор страхования. Имена, типы и размеры полей таблицы приведены ниже. 

Таблица 2.2
Поле Тип поля Размер Примечания
Номер клиента Числовой Длинное целое Код клиента
Фамилия Текстовый 20 Фамилия клиента
Имя Текстовый 15 Имя клиента
Отчество Текстовый 15 Отчество клиента
Город Текстовый 15 Город клиента
Улица Текстовый 20 Название улицы
Номер дома Текстовый 4 Номер дома
Номер квартиры Числовой Целое Номер квартиры
Телефон Текстовый 8 Телефон клиента

Урок 2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы
Краткая справка
Данные в таблицу вводятся как в табличной форме, так и с использованием  специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов. При любом из указанных способов ввода и корректировки данных таблицы MS Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске, на котором создана таблица БД (см. Приложение 3). Ввод данных. В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы. Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определённому столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши «Enter» или «Таb». При окончании ввода данных в последнее поле записи MS Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных. 
Заполнения с клавиатуры требуют все поля, кроме тех, тип которых определен как Счетчик. 
Перемещение по таблице. Для быстрого просмотра данных, введенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице. 
На первую запись – щелчком мышью по кнопке «Первая запись»;
На последнюю запись – щелчком мышью по кнопке «Последняя запись»;
На первый столбец таблицы – клавишей «Home»;
На последний столбец таблицы – клавишей «End»;
На следующий столбец справа – одной из клавиш: «Right», «Enter», «Tab»;
На следующий столбец слева – клавишей «Left», или «Shift»+«Tab»;
На строку вверх – клавишей «Up»;
На строку вниз – клавишей «Down»;
Вверх на 26 строк – клавишей «PgUp»;
Вниз на 26 строк – клавишей «PgDn»;
В левый верхний угол таблицы – клавишами «Ctrl»+«Home»;
В правый нижний угол таблицы – клавишами «Ctrl»+«End».
Редактирование данных
Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной  их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке так, чтобы все её содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем набрать (ввести) заменяемую информацию. Частичную замену данных можно осуществить двумя способами: 
• во-первых, щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования; 
• во-вторых, используя клавиши, переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу «F2». 
Удаление записи
Для удаления записи её необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) и либо нажать клавишу «Del», либо выполнить команду меню ПРАВКА / Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление. 

Учебное задание 2.2
1. Введите данные, представленные в табл.2.3, в таблицу Агенты, созданную в предыдущем задании. 
2. Пользуясь информацией краткой справки, ознакомьтесь с возможностями редактирования данных в табличном режиме. 
Пример таблицы для ввода данных в табличном режиме – табл.2.3. 22

Таблица. 2.3
34678 Бабочкин Петр Александрович Челябинск М 12.04.76 91-34-16
34689 Блохина Анна Антоновна Челябинск Ж 10.06.76 90-26-26
34679 Мотыль Иван Павлович Челябинск М 15.07.75 45-17-35
34680 Вшивцев Павел Петрович Челябинск М 30.08.76 50-98-74
34690 Молль Антон Антонович Челябинск М 22.09.75 62-89-75
34694 Жуков Борис Петрович Миасс М 19.04.76 3-74-77
34696 Комаров Артем Александрович Кыштым М 17.05.75 6-65-65
34695 Мошкин Сергей Иванович Касли М 15.06.76 3-56-86
34697 Мухин Олег Валерьевич Магнитогорск М 14.07.75 14-37-95
34699 Пчелкина Нина Захаровна Магнитогорск Ж 3.08.76 23-18-26
34700 Стрекозин Василий Васильевич Чебаркуль М 22.09.75 3-06-35
34711 Шмелева Лариса Михайловна Златоуст Ж 2.04.76 2-05-46
Технология выполнения учебного задания 2.2
1. Откройте ранее созданную базу данных STRAXOV.MDB, выполнив  следующие действия: 
• выполните команду ФАЙЛ/ Открыть;
• в диалоговом окне «Открытие базы данных» установите следующие параметры: 
• тип файлов: Базы данных Access;
• выберите сетевую папку группы, личную папку;
• имя файла: наберите в окне имя STRAXOV или выберите его из списка; 
• нажмите кнопку «Открыть».
2. Откройте таблицу Агенты базы данных STRAXOV. Для этого:
• в окне «STRAXOV:База данных» щелкните по вкладке Таблицы;
• выделите нужную таблицу;
• нажмите кнопку «Открыть».
В списке таблиц БД присутствует и может быть выделена только одна таблица
Агенты.
3. Введите данные в таблицу, как это приведено в табл.2.3. При вводе данных воспользуйтесь информацией, приведенной в краткой справке. 
4. Познакомьтесь с возможностями быстрого перемещения в таблице (см. краткую справку). 
5. Отредактируйте введенные в таблицу данные (см. краткую справку):
• в поле «Фамилия» второй записи таблицы полностью замените Блохина на Морозова; 
• в поле «Город» первой записи таблицы замените Челябинск на Уфалей;
6. Закройте таблицу командой меню ФАЙЛ/ Закрыть. 23
7. Закройте базу данных, выполнив команду ФАЙЛ/ Закрыть.
Контрольные вопросы
1. Как осуществляется сохранение изменений, внесенных в таблицу?
2. Почему нельзя редактировать записи в БД, находящейся в эксплуатации с  учебными или исследовательскими целями? 
Самостоятельное задание 2.2
Заполните таблицу Клиенты данными (порядка 20 записей). Отредактируйте данные в табличном режиме. 
ТЕМА 3. ВВОД ИНФОРМАЦИИ В ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ ФОРМ И
ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ
Урок 3.1. Разработка однотабличных пользовательских форм
Краткая справка
Важнейшая часть приложения, в том числе БД, – внешний интерфейс, т.к. пользователь все время работает в его среде. Для конечного пользователя интерфейс олицетворяет приложение – ведь его не интересуют механизмы доступа к данным и программный код. Форма – объект БД, базовый строительный блок интерфейса приложения MS Access, предназначенный для ввода исходных данных пользователем по некоторому трафарету. Фактически это окна, через которые пользователь взаимодействует с программным кодом приложения и объектами данных. Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую 
печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др. MS Access располагает мастером по разработке форм пяти видов:

• в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк; 
• табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов;
• диаграмма – для её создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде; 
• составная форма – объединяет в себе данные более одной таблицы БД.
Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно; 
• простая форма – единственная форма, которую MS Access создает
автоматически, включая все поля таблицы и используя стандартный шаблон. 
Ввод данных с использованием формы
При вызове на экран окна формы, с помощью которой можно вводить новые записи, выберите пункт меню ЗАПИСИ / Перейти / Новая. MS Access создает новую незаполненную запись после последней записи таблицы. Новая запись выводится в виде формы с пустыми полями, с курсором в первом поле. Данные вводятся в каждое поле, не определённое с типом Счетчик. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Таb». 
Основные способы перемещения в режиме формы:
• переход к первой записи – щелкнуть по кнопке «Первая запись»;
• переход к последней записи – щелкнуть по кнопке «Последняя запись»;
• переход к следующей записи – щелкнуть по кнопке «Следующая запись» или нажать клавишу «PgDn»; 
• переход к предыдущей записи – щелкнуть по кнопке «Предыдущая запись» или нажать клавишу «PgUp»; 
• переход к определённой записи по её номеру – щелкнуть в текстовом  элементе формы «Запись» и, удалив находящийся в ней номер, ввести с клавиатуры номер нужной записи. 
Учебное задание 3.1
Создайте однотабличную пользовательскую форму Агент для ввода и редактирования данных таблицы Агенты. Ознакомьтесь с возможностями ввода данных в форму. 
Технология выполнения учебного задания 3.1
1. Откройте БД STRAXOV.MDB, выполнив команду ФАЙЛ/ Открыть;
2. Создайте простую форму. Для этого:
• в окне База данных: STRAXOV выберите панель Формы (рис 3.1);
• нажмите кнопку «Создать», выберите Мастер форм и нажмите «ОК»;
• первый шаг – появляется окно «Создание формы». Необходимо скопировать из таблицы Агенты поля «Номер Агента», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город», «Пол», «Дата рождения», «Телефон» из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля». Для этого используйте кнопку . После выбора всех нужных полей нажмите кнопку «Далее»; 
• на втором шаге Мастера форм необходимо указать вид формы: «в один столбец». Нажмите кнопку «Далее»; 
• на третьем шаге выбирается стиль. Выберите стиль оформления обычный и нажмите кнопку «Далее»; 
• на последнем шаге Мастера форм задайте имя новой формы Агент, нажмите кнопку «Готово». 
3. Добавьте в таблицу запись в режиме формы. Содержание добавляемой  записи может быть взято произвольно (рис. 3.2). 
4. Познакомьтесь с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы. Используйте для выполнения этих операций информацию из краткой справки. 
5. Используя Мастера форм, создайте формы Агент-2 и т.д. в другом стиле и другого вида. 
6. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ/ Закрыть, с сохранением данных. 

Контрольные вопросы
1. В каких видах может осуществляться заполнение базы данных?
2. Что такое форма?
3. Для чего используется ввод данных с помощью форм?
4. Может ли форма содержать не все поля исходной таблицы?
5. Может ли одной таблице соответствовать несколько форм?
 Самостоятельное задание 3.1
Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных таблицы Клиенты. 

Урок 3.2. Печать данных
Учебное задание 3.2
Подготовьте для печати содержимое таблицы Агенты из режимов таблицы и формы. 

Технология выполнения учебного задания 3.2
1. Откройте БД STRAXOV.MDB, выполнив команду ФАЙЛ/ Открыть.
2. Откройте таблицу Агенты в табличном режиме. Для этого:
• в окне «База данных: STRAXOV» выберите вкладку Таблицы. В списке таблиц должна присутствовать таблица Агенты; 
• щелкните дважды по таблице Агенты или выберите эту таблицу и нажмите кнопку «Открыть». 
3. Выведите данные таблицы Агенты на экран из табличного режима, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ/ Предварительный просмотр. 
4. Закройте окно предварительного просмотра таблицы, используя кнопку системного меню в левом верхнем углу окна таблицы. На запрос MS Access о сохранении изменений в таблице ответьте отрицательно. 
5. Откройте таблицу Агенты в режиме формы. Для этого:
• в окне базы данных выберите вкладку Формы;
• щелкните по ранее созданной форме Агент или выберите её и нажмите кнопку «Открыть». 
6. Выведите данные таблицы Агенты на экран из режима формы, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ/ Предварительный просмотр. 
7. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ/ Закрыть.

Для получения распечатки данных из таблицы или режима формы выполняется команда меню ФАЙЛ/ Печать. 
Непосредственно процесс печати на занятиях не выполняется.
Контрольные вопросы
1. Какие существуют виды печати из базы данных?
2. Зачем используется функция предварительного просмотра?


Информация

Комментировать статьи на нашем сайте возможно только в течении 60 дней со дня публикации.

Популярные новости

Статистика сайта



Rambler's Top100



 
Copyright © НеОфициальный сайт факультета ЭиП